Subject: Circular / Circulaire No 59(25): Distance Decision-Making Process - Early termination of current audit contract & appointment of new auditors
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Date: Tue, 28 Oct 2025 14:57:41 +0200

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HCCH 2025 Focused Circular No 59

Distance Decision-Making Process

Early termination of current audit contract & appointment of new auditors

The Secretary General (SG) hereby initiates a silence procedure under Rule
II.I.4 of the Rules of Procedure of the HCCH and invites the Members to
take a formal decision through the distance decision-making process.

Members are invited to decide on two interrelated matters:

-     Early termination of the contract with the current auditor Baker
Tilly; and
-     Appointment of the Board of Audit and Inspection (BAI) of the
Republic of Korea as the new auditor of the HCCH.

Under the proposed decision, Baker Tilly would complete the audit for FY
2024 - 2025; BAI would be appointed as the new auditor of the HCCH for a
four-year term, at a fixed fee of € 30,000 per audit, beginning with the
audit for FY 2025 - 2026.

By way of background, the SG refers to the following document, available
on the Secure Portal of the HCCH website under “Governance” then “Council
of Diplomatic Representatives 2026” in the three official languages of the
Organisation:

-     Summary of Developments in Relation to HCCH Audit Costs and the
Appointment of New Auditor – Launch of Distance Decision (Silence
Procedure)

This document details developments since 2022, when a new auditor was
appointed as part of an effort to curb steadily increasing audit costs.
The appointment of Baker Tilly as auditor in 2022 resulted in initial
savings, but as costs began to rise again the SG submitted a series of
proposals, which in turn led to Standing Committee (StC) discussions on
the issue between 2023 and 2025. These efforts culminated, in September
2025, in the StC’s agreement that the SG should initiate a distance
decision-making process, using the silence procedure, to approve the early
termination of the contract with Baker Tilly by the end of 2025 and to
appoint the BAI as the new auditor of the HCCH.

If no objection is received within the 15-day period, the proposal will be
considered adopted, and the SG will be authorised to issue the formal
notice of termination to Baker Tilly and conclude the agreement with BAI.
Should one or more objections be received within the prescribed period,
the silence will be considered broken, and the SG will initiate further
inclusive consultations with Member States to determine whether there
remains a reasonable prospect of consensus.

In accordance with Rule II.I.4 of the Rules of Procedure, Members will
have 15 calendar days from the date of circulation of the proposed
decision to raise any objection. Accordingly, the silence procedure will
conclude on Wednesday 12 November 2025, 5.00 p.m. (CET).

Member States under sanction pursuant to Article 11(4) of the 2015
Financial Regulations of the HCCH are not entitled to take part in this
silence procedure.

THE HAGUE, 28 October 2025

To the National and Contact Organs of the Members
To the Diplomatic Missions of the Members

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 Circulaire ciblée No 59 de la HCCH de 2025

Processus de décision à distance

Résiliation anticipée du contrat d’audit en cours et nomination de
nouveaux auditeurs

Le Secrétaire général (SG) engage par la présente une procédure
d’approbation tacite en vertu de l’article II.I.4 du Règlement intérieur
de la HCCH et invite les Membres à prendre une décision en bonne et due
forme dans le cadre du processus de décision à distance.

Les Membres sont invités à se prononcer sur deux questions
interdépendantes :

-     la résiliation anticipée du contrat en cours avec l’auditeur Baker
Tilly ; et
-     la nomination de la Board of Audit and Inspection (BAI) de la
République de Corée en qualité de nouvel auditeur de la HCCH.

En vertu de la décision proposée, Baker Tilly assurerait l’audit pour l’EF
2024-2025 ; la BAI serait ensuite nommée en qualité de nouvel auditeur de
la HCCH pour un mandat de quatre ans, avec des honoraires fixes de 30 000
euros par audit, à compter de l’audit pour l’EF 2025-2026.

À titre d’information, le SG renvoie au document suivant, disponible sur
le Portail sécurisé du site web de la HCCH sous les rubriques «
Gouvernance », puis « Conseil des Représentants diplomatiques de 2026 »
disponible dans les trois langues officielles de l’Organisation :

-     Résumé des développements en lien avec les coûts d’audit de la HCCH
et la nomination d’un nouvel auditeur – Lancement d’une procédure de
décision à distance (approbation tacite).

Ce document présente les évolutions survenues depuis 2022, année de la
nomination d’un nouvel auditeur dans le cadre d’une initiative visant à
maîtriser la hausse continue des frais d’audit. La nomination de Baker
Tilly en tant qu’auditeur en 2022 a permis de réaliser des économies
initiales. Toutefois, face à la reprise de la tendance à la hausse des
coûts, le SG a soumis une série de propositions qui ont fait l’objet de
discussions au sein du Comité permanent entre 2023 et 2025. Ces efforts
ont abouti, en septembre 2025, à l’accord du Comité permanent autorisant
le SG à engager une procédure de décision à distance, selon la procédure
d’approbation tacite, en vue d’entériner la résiliation anticipée du
contrat avec Baker Tilly avant la fin de 2025 et de nommer la BAI de la
République de Corée en qualité de nouvel auditeur de la HCCH.

Si aucune objection n’est reçue dans le délai de 15 jours, la proposition
sera considérée comme adoptée, et le SG sera autorisé à notifier
officiellement la résiliation à Baker Tilly et à conclure l’accord avec la
BAI. Si une ou plusieurs objections sont formulées dans le délai imparti,
l’approbation tacite sera considérée comme rompue, et le SG engagera de
nouvelles consultations ouvertes, associant l’ensemble des États membres,
afin de déterminer s’il existe encore une perspective raisonnable de
parvenir à un consensus.

Conformément à l’article II.I.4 du Règlement intérieur, les Membres
disposeront de 15 jours calendaires à compter de la date de diffusion de
la décision proposée pour faire valoir leurs objections. En conséquence,
la procédure d’approbation tacite se clôturera le mercredi 12 novembre
2025, à 17 h (heure d’Europe centrale).

Les États membres faisant l’objet d’une sanction en vertu de l’article
11(4) du Règlement financier de 2015 de la HCCH ne sont pas autorisés à
prendre part à cette procédure d’approbation tacite.

LA HAYE, le 28 octobre 2025

Aux Organes nationaux et de liaison des Membres
Aux Missions diplomatiques des Membres

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  Circular Específica N.º 59 de la HCCH de 2025

Proceso de toma de decisiones a distancia

Rescisión anticipada del contrato actual de auditoría y nombramiento de
nuevos auditores

Por la presente, el Secretario General inicia un procedimiento de
aprobación tácita, de conformidad con el artículo II.I.4 del Reglamento
Interno de la HCCH, e invita a los Miembros a adoptar una decisión formal
mediante el proceso de toma de decisiones a distancia.

Se invita a los Miembros a decidir sobre dos cuestiones interrelacionadas:

-     la rescisión anticipada del contrato con el actual auditor Baker
Tilly; y
-     el nombramiento de la Comisión de Control y de Inspección de la
República de Corea (BAI, por sus siglas en inglés) como el nuevo de la
HCCH.

Según la decisión propuesta, Baker Tilly terminaría la auditoría del
ejercicio 2024-2025 y la BAI sería nombrada como el nuevo auditor de la
HCCH por un período de cuatro años, a un precio fijo de 30.000 euros por
auditoría, empezando con la correspondiente al ejercicio 2025-2026.

Para más contexto, el Secretario General remite al siguiente documento,
disponible en el Portal Seguro del sitio web de la HCCH, en “Gobernanza”
y, luego, en “Consejo de Representantes Diplomáticos de 2026”, en los tres
idiomas oficiales de la Organización:

-     Resumen de la evolución de los costos de auditoría de la HCCH y
nombramiento de un nuevo auditor – Inicio de un procedimiento de decisión
a distancia (aprobación tácita)

En este documento se explica la evolución desde 2022, cuando se nombró a
un nuevo auditor en el marco de un esfuerzo por frenar el aumento de los
costos de auditoría. Si bien en 2022 el nombramiento de Baker Tilly supuso
un ahorro, cuando los costos comenzaron a aumentar de nuevo, el Secretario
General presentó una serie de propuestas que dieron lugar a deliberaciones
en el Comité Permanente entre 2023 y 2025. Estas deliberaciones
culminaron, en septiembre de 2025, en un acuerdo del Comité Permanente, en
virtud del cual el Secretario General debe iniciar un proceso de toma de
decisiones a distancia, mediante un procedimiento de aprobación tácita,
para aprobar la rescisión anticipada del contrato con Baker Tilly a
finales de 2025 y nombrar a la BAI como nuevo auditor.

Si no se recibe ninguna objeción en un plazo de 15 días, la propuesta se
considerará aprobada, y el Secretario General estará autorizado a
notificar formalmente la rescisión a Baker Tilly y a celebrar el acuerdo
con la BAI. En cambio, si se recibe una o varias objeciones en el plazo
establecido, se considerará que no hay aprobación tácita y el Secretario
General iniciará nuevas consultas inclusivas con los Estados miembros para
determinar si existe una perspectiva razonable de alcanzar un consenso.

De conformidad con el artículo II.I.4 del Reglamento Interno, los Miembros
disponen de 15 días naturales a partir de la fecha de distribución de la
decisión propuesta para presentar objeciones. Por consiguiente, el
procedimiento de aprobación tácita concluirá el miércoles 12 de noviembre
de 2025, a las 17:00 (hora de Europa Central).

Los Estados miembros sometidos a sanción con arreglo al artículo 11(4) del
Reglamento Financiero de la HCCH no pueden participar en este
procedimiento de aprobación tácita.

LA HAYA, 28 de octubre de 2025

A los Órganos Nacionales y de Contacto de los Miembros
A las Misiones Diplomáticas de los Miembros