Subject: Nõuandepäring (ajakriitiline)
From: "Helen Siren - TI" <[email-masked]>
To: "info - AKI" <[email-masked]>
Cc: "tvk.juhatajad - tvk.juhatajad" <[email-masked]>
Date: Thu, 28 May 2026 10:21:30 +0300

Tere!

Palun võimalusel andmekaitsealast hinnangut järgnevale olukorrale. Lisan 
ennetavalt ka, et teema on väga akuutne ja mõjutab vahetult 
töövaidluskomisjonide tööd, sh olukorras, kus juba on tekkinud probleemid 
dokumendihaldusspetsialistide puhkustega.

Küsimus: Kui töövaidluskomisjoni dokumendihaldusspetsialist (töölepingu 
alusel töötaja) läheb puhkusele ja suunab puhkuse ajaks oma postkasti 
tulevad e-kirjad (menetluspost) automaatselt oma asendajale (sama ametikoht, 
sama vastutus ja pädevus), kas tegemist on andmekaitsenõuete rikkumisega? 
Kui, siis millistega ja kuidas neid maandada?

Selgitus:

Enne seda, kui Tööinspektsioon liikus veebruaris 2026 üle RIT-i teenusele, 
oli tavaks olukord, et töövaidluskomisjone teenindavad 
dokumendihaldusspetsialistid suunasid oma e-postile tulevad e-kirjad 
(menetluspost) puhkuse perioodiks automaatselt oma asendaja (sama ametikoht, 
sama vastutus) e-postiaadressile. Antud tegevus tagas selle, et komisjonide 
menetlustes ei tekiks põhjendamatuid viivitusi (tegemist on ajakriitiliste 
menetlustega, vaidlus tuleks lahendada 45-päeva jooksul), komisjonid ei 
teeks ekslikke lahendeid (nt ei lahendaks vaidlust sisuliselt istungil 
olukorras, kus pool on esitanud põhistatud taotluse istungi 
edasilükkamiseks; ei keelduks avalduse menetlusse võtmisest puuduste 
kõrvaldamata jätmise tõttu olukorras, kui avaldaja on tähtaegselt puudused 
kõrvaldanud; ei põhjustaks vaidluse jätkumist olukorras, kus komisjonile on 
kinnitamiseks esitatud kompromiss, aga komisjon seda ei kinnita jpm), ei 
põhjustaks ebaselgust ega täiendavat töökoormust puhkuselt tulijale 
(millised e-kirjad on jõudnud asendajale, millised mitte) ning tagas selle, 
et ka menetlusosaliste päringutele vastataks tähtaegselt.

RIT (Riigi IT Keskus) on aga kirjade suunamise puhkuse perioodiks sama 
organisatsiooni siseselt keelanud (tehniline võimalus on Outlookis olemas ja 
eelnevalt ka kasutatud), põhjendades kirjade suunamist üldistatult olevana 
vastuolus andmekaitsenõuetega. Alternatiivina on RIT välja pakkunud jagatud 
postkastide kasutamise või automaatvastuste kasutamise.

Töövaidluskomisjonidel on kasutuses üldine menetluspostkast, kuid seda 
haldavad dokumendihaldusspetsialistid graafiku alusel oma tavapärastele 
tööülesannetele täiendavalt (puudub eraldi kantselei, kes sissetuleva 
menetluspostiga tegeleks, nagu kohtusüsteemis olemas on), kogu menetlusposti 
suunamine üldisele e-postiaadressile tekitab olukorra, kus tekivad ajalised 
viivitused info jõudmises menetlusgruppideni ning 
dokumendihaldusspetsialistide töökoormus kasvab oluliselt. Olukorras, kus 
dokumendihaldusspetsialistid töötavad sageli ka praegu juba ülekoormuse 
tingimustes, ei ole täiendava töökoormuse lisandumine põhjendatud. 
Täiendavalt ei ole praegust problemaatikat lahendatud viisil, et hetkel 
menetluses olevate töövaidlusasjade puhul oleks antud menetlusosalistele 
antud dokumentide, päringute jms edastamiseks üldmenetlusposti aadress - 
reeglina antakse määrustes kontaktiks konkreetse dokumendihaldusspetsialisti 
aadress (tagamaks mh menetluste kiirust), seega olukorras, kus 
puhkusteperiood on juba alanud, ei ole võimalik ka tööd ümber korraldada 
viisil, et kogu menetluspost jõuaks üldise menetlusposti aadressile.

Ebaselge on see, et kuidas on antud olukorras andmekaitseline erinevus 
(kooskõla või vastuolu andmekaitsenõuetega)  lähtuvalt sellest, kas 
menetlusosaline edastab oma menetlusposti konkreetse 
dokumendihaldusspetsialisti e-posti aadressile või jagatud postkasti 
aadressile. Personaalsete e-postiaadresside puhul on töötajatele selgitatud, 
et tegemist on ainult ametialaseks suhtluseks mõeldud postkastidega, seega 
ei saa erinevuse aluseks olla ka see, et isikustatud e-postiaadressile võib 
laekuda ka isikliku suhtlusega seonduv kirjavahetus.

Automaatvastuste osas on sageli olukord, kus menetlusosalised 
automaatvastuseid ei loe ja kirju omal algatusel alternatiivsele aadressile 
ei edasta. Antud meetod tekitab ka olukorra, kus teatud kirjad on nii algse 
saaja, kui ka tema asendaja postkastides dubleerituna ehk puhkuselt tulijal 
on täiendav töökoormus vaadata puhkuse ajal laekunud post üksikasjalikult 
läbi, sest selge ei ole, millised e-kirjad on asendajale edastatud ja 
millised mitte. Olenevalt puhkuse perioodist võib laekunud kirju olla 
kolmekohaline arv.

Lisan ka omapoolse tõlgenduse -
Vastavalt isikuandmete kaitse seadusele peab isikuandmete töötlemine olema 
seaduslik ja eesmärgikohane (IKS § 14 p 1 ja 2). Isiku õigus töödelda 
isikuandmeid vastutava või volitatud töötleja (antud juhul asutuse) nimel 
peab tulenema seadusest, lepingust või teenistussuhet reguleerivast aktist 
(IKS § 32 lg 2).
Kuna dokumendihaldusspetsialist ja tema asendaja on samal ametikohal, sama 
vastutuse ja pädevusega, on neil mõlemal tööülesannetest tulenev õigus ja 
kohustus menetluspostiga tegeleda. Avaliku teabe seaduse kohaselt on 
teabevaldaja kohustatud tagama juurdepääsu dokumentidele ja abistama 
teabenõudjat (AvTS § 9 lg 2 p 1 ja 5). E-kirjade suunamine asendajale 
teenibki eesmärki tagada asutuse töö pidevus ja teabe kättesaadavus (AvTS § 
43 lg 1 p 2).

Teabevaldaja peab rakendama turvameetmeid, et kaitsta teabe 
konfidentsiaalsust ja käideldavust (AvTS § 43 lg 1). Isikuandmete kaitse 
seaduse § 43 punkt 5 sätestab, et juurdepääs andmetele peab olema tagatud 
üksnes neile isikutele, keda hõlmab nende juurdepääsuluba.
Kuna asendajal on samaväärne pädevus ja vastutus, mis tähendab, et tal on 
õiguslik alus nendele andmetele juurde pääseda oma tööülesannete täitmiseks 
(AvTS § 38 lg 3; IKS § 32 lg 2).
Menetluspost võib sisaldada eriliiki isikuandmeid või andmeid, mis on 
tunnistatud asutusesiseseks kasutamiseks (AvTS § 35 lg 1 p 11 ja 12). 
Seaduse kohaselt on sellisele teabele juurdepääsuõigus töötajal oma 
ametiülesannete täitmiseks (AvTS § 38 lg 3).

Töötaja peab täitma töökohustusi lojaalselt ja hoolsusega (TLS § 16 lg 1). 
See hõlmab kohustust teatada töötakistustest (TLS § 15 lg 2 p 7). Puhkusele 
minek on töötakistus tööandja jaoks, ning e-kirjade suunamine asendajale on 
suunatud tööandja huvide kaitsmisele, et tagada tööülesannete täitmine (TLS 
§ 15 lg 2 p 1 ja 6).

Tööandja peab omakorda tagama isikuandmete töötlemise vastavalt 
õigusaktidele (TLS § 41 lg 2) ja austama töötaja privaatsust (TLS § 28 lg 2 
p 11). Kuna suunatakse vaid ametialased e-kirjad (menetluspost), mitte 
erakirjavahetus, on see kooskõlas asutuse kohustusega tagada teabe 
kättesaadavus ja dokumentide nõuetekohane menetlemine.

Seega kui ametialase menetlusposti automaatne suunamine on korraldatud 
asutusesiseselt pädevate töötajate vahel tööülesannete täitmise eesmärgil, 
ei ole tohiks olla tegemist andmekaitsenõuete rikkumisega, vaid 
vastupidiselt on tegemist meetmega, mis toetab teabe käideldavuse põhimõtet 
(AvTS § 43 lg 1 p 2) ja tagab asutuse seadusest tulenevate ülesannete 
täitmise (AvTS § 9), võttes arvesse ka et  kõik dokumendihaldusspetsialistid 
on kohustatud hoidma saladust (TLS § 22) ning töötlema andmeid üksnes 
vastutava töötleja juhiste kohaselt (IKS § 32 lg 1).

Palun võimalusel tagasisidet esimesel võimalusel. Käesoleval juhul on juba 
tekkinud olukord, kus dokumendihaldusspetsialist tühistas oma puhkuse, 
viidatuna e-kirjade suunamise võimatusele ja sellega kaasnevatele 
menetluslikele ja töökoormusega seotud probleemidele. Olen seisukohal, et 
antu osas ei tohiks vastutus lasuda dokumendihaldusspetsialistil ning 
tekkinud olukord mõjutab vahetult nii dokumendihaldusspetsialistide tööd ja 
töökorraldust, kui seeläbi ka vahetult töövaidluskomisjonide tööd tervikuna.

Lugupidamisega ja tänades

Helen Siren

töövaidluskomisjoni juhataja

Tööinspektsioon

[email-masked] <mailto:[email-masked]>

5272884

Mäealuse 2/3 / Tallinn / Eesti

www.ti.ee <http://www.ti.ee/>   / www.tooelu.ee <http://www.tooelu.ee/>   / 
<https://iseteenindus.ti.ee/login> iseteenindus.ti.ee

Tööinspektsioon