Subject: Circular / Circulaire No 25(26): Internal list of e-mail addresses of and for Central Authorities - 1965 Service, 1970 Evidence and 1980 Access to Justice Conventions
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To: "National Organ Estonia" <[email-masked]>
Date: Tue, 21 Apr 2026 14:02:27 +0300

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HCCH 2026 Focused Circular No 25

Internal list of e-mail addresses of and for Central Authorities - 1965
Service, 1970 Evidence and 1980 Access to Justice Conventions

The PB recalls Conclusion & Recommendation (C&R) No 11 of the 2024 meeting
of the Special Commission on the 1965 Service, 1970 Evidence and 1980
Access to Justice Conventions, as well as HCCH 2024 Focused Circular No 54
(available on the Secure Portal of the HCCH website under Governance),
regarding the establishment of an internal list of e-mail addresses
(mailing list) of and for Central Authorities.

The PB has established one mailing list per Convention. This list may be
used by Central Authority officials to circulate information or queries to
other Central Authorities on the list regarding the relevant Convention.
The information circulated may include updates on newly designated
authorities and operational information relevant to the Convention in a
Contracting Party, as well as information on new legislation, rules, and
case law. Mailing list members may also access the list to communicate
with specific Central Authority officials to facilitate the preparation,
transmission, and execution of requests where necessary. Queries about
novel situations may also be circulated to the group as a whole or to
specific members.

Each mailing list is maintained by the PB, and a URL for the relevant
mailing list has been provided to its respective members. The mailing
lists are password-protected, and access is granted only to officials who
are themselves included on the relevant list. The e-mail addresses
contained in each mailing list may not be shared with any person who is
not on the relevant list.

Central Authorities wishing to join a mailing list are invited to provide
the PB with the following information:
 
Name of Convention:
Name of Contracting Party:
Name of contact official for mailing list:
E-mail address of contact official or, if this is not possible, general
e-mail address for contact:
Telephone number for contact official (optional):
Any additional contact official and their contact information (optional):

If contact information is intended to be provided for more than one
mailing list, please specify the relevant Convention(s).

Central Authorities are invited to submit the above information by e-mail
to [email-masked]. The following subject line should head the
e-mail:

“[name of the Convention] – Central Authority mailing list – [name of
State]”
 
There is no deadline for submissions; each of the mailing lists will be
updated on an ongoing basis.

Central Authorities are also responsible for maintaining up-to-date
contact information for the mailing list and are kindly requested to
provide updates to the PB at [email-masked].

THE HAGUE, 21 April 2026 

To the National and Contact Organs of the Members 
To the Central Authorities designated under the 1965 Service Convention
To the Central Authorities designated under the 1970 Evidence Convention
To the Central Authorities designated under the 1980 Access to Justice
Convention

Copy for information to the Diplomatic Missions of the Members

  ________________________________  

 
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Circulaire ciblée No 25 de la HCCH de 2026

Listes internes contenant les adresses électroniques des Autorités
centrales concernées par les Conventions Notification de 1965, Preuves de
1970 et Accès à la justice de 1980

Le BP rappelle la Conclusion et Recommandation (C&R) No 11 de la réunion
de 2024 de la Commission spéciale sur les Conventions Notification de
1965, Preuves de 1970 et Accès à la justice de 1980, ainsi que la
Circulaire ciblée No 54 de la HCCH de 2024 (disponible sur le Portail
sécurisé du site web de la HCCH, sous « Gouvernance »), relatives à la
création de listes internes d’adresses électroniques des Autorités
centrales (liste de diffusion) établies à leur intention.

Le BP a établi une liste de diffusion pour chacune des Conventions
concernées. Ces listes permettent aux responsables des Autorités centrales
de diffuser des informations ou d’adresser des demandes aux autres
Autorités centrales inscrites, en lien avec la Convention en question. Les
informations diffusées peuvent inclure des mises à jour concernant les
autorités nouvellement désignées, le fonctionnement de la Convention au
sein d’une Partie contractante, ainsi que sur les évolutions législatives,
réglementaires et jurisprudentielles. Les membres peuvent également
utiliser ces listes pour contacter certains responsables de l’Autorité
centrale si nécessaire, afin de faciliter la préparation, la transmission
et l’exécution des demandes. Des demandes relatives à des situations
spécifiques peuvent être transmises à l’ensemble du groupe ou à certains
membres en particulier.

Chaque liste de diffusion est administrée par le BP, et son URL a été
communiquée aux membres concernés. L’accès aux listes est protégé par un
mot de passe et réservé aux seuls responsables figurant sur la liste en
question. Les adresses électroniques figurant sur ces listes ne peuvent
être communiquées à des personnes ne figurant pas sur la liste en
question.

Les Autorités centrales qui souhaitent s’inscrire à une liste de diffusion
sont invitées à transmettre au BP les informations suivantes :

Nom de la Convention :
Nom de la Partie contractante :
Nom de la personne de contact pour la liste de diffusion :
Adresse électronique de la personne de contact ou, à défaut, adresse
électronique générale permettant d’établir le contact :
Numéro de téléphone de la personne de contact (facultatif) :
Toute autre personne à contacter et ses coordonnées (facultatif) :

Dans le cas où des coordonnées devaient être fournies pour plus d’une
liste de diffusion, il convient de préciser la ou les Conventions
concernées.

Les Autorités centrales sont invitées à transmettre les informations
susmentionnées par courrier électronique à l’adresse [email-masked].
L’objet suivant doit figurer en tête du courrier électronique :

« [nom de la Convention] – Liste de diffusion de l’Autorité centrale –
[Nom de l’État] »

Aucune date limite n’est fixée pour les soumissions ; les listes de
diffusion seront mises à jour de manière continue.

Les Autorités centrales sont également responsables de la mise à jour de
leurs coordonnées et sont priées de communiquer toute mise à jour au BP à
l’adresse [email-masked].

LA HAYE, le 21 avril 2026

Aux Organes nationaux et de liaison des Membres
Aux Autorités centrales désignées en vertu de la Convention Notification
de 1965
Aux Autorités centrales désignées en vertu de la Convention Preuves de
1970
Aux Autorités centrales désignées en vertu de la Convention Accès à la
justice de 1980

Copie à titre d’information aux Missions diplomatiques des Membres 

  ________________________________  

 
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Circular Específica N.º 25 de la HCCH de 2026

Lista interna de direcciones de correo electrónico de y para las
Autoridades Centrales de los Convenios sobre Notificaciones de 1965,
Pruebas de 1970 y Acceso a la Justicia de 1980

La Oficina Permanente recuerda la Conclusión y Recomendación (CyR) N.º 11
de la reunión de 2024 de la Comisión Especial de los Convenios sobre
Notificaciones de 1965, Pruebas de 1970 y Acceso a la Justicia de 1980,
así como la Circular Específica N.º 54 de la HCCH de 2024 (disponible en
el Portal Seguro del sitio web de la HCCH, en “Gobernanza”) relativa a la
creación de listas internas de direcciones de correo electrónico de y para
las Autoridades Centrales.

La Oficina Permanente ha creado una lista por cada Convenio. Estas listas
permiten a los funcionarios de las Autoridades Centrales enviar
información o consultas a las demás Autoridades Centrales que figuran en
la lista, por ejemplo: actualizaciones sobre la designación de nuevas
autoridades, información operativa relativa al Convenio en una Parte
contratante, información sobre nueva legislación, normativa y
jurisprudencia. Los miembros de las listas también pueden utilizarlas
cuando necesitan ponerse en contacto con los funcionarios de Autoridades
Centrales específicas con el fin de facilitar la preparación, transmisión
y tramitación de solicitudes. Asimismo, pueden enviar consultas sobre
situaciones nuevas, tanto a todo el grupo como a determinados miembros.

La Oficina Permanente lleva la gestión de las listas y ha enviado a los
miembros de cada una de ellas la dirección URL de acceso. Las listas están
protegidas con contraseña y solo tienen acceso los funcionarios que
figuran en ellas. Las direcciones en cada lista no deben compartirse con
ninguna persona externa.

Las Autoridades Centrales que deseen ser incluidas en una lista deben
enviar la siguiente información a la Oficina Permanente:

Título del Convenio:
Parte contratante:
Funcionario de contacto para la lista:
Dirección de correo electrónico del funcionario de contacto o, en su
defecto, una dirección de correo electrónico general de contacto:
Número de teléfono del funcionario de contacto (opcional):
Otros funcionarios de contacto y sus datos (opcional):

Si desea facilitar información de contacto para varias listas, por favor
indique los Convenios a los que corresponda:
 
Se invita a las Autoridades Centrales a enviar esta información por correo
electrónico a la dirección  [email-masked]. El asunto del correo
debe ser:

“[Título del Convenio] - Lista de direcciones de Autoridades Centrales -
[nombre de su Estado]”

No hay fecha límite para el envío; las listas de direcciones se irán
actualizando constantemente.

Las Autoridades Centrales son las responsables de mantener actualizada su
información de contacto para las listas, por lo que se les solicita que
informen de cualquier cambio a la Oficina Permanente, a la dirección
[email-masked].

LA HAYA, 21 de abril de 2026 

A los Órganos Nacionales y de Contacto de los Miembros 
A las Autoridades Centrales designadas en virtud del Convenio sobre
Notificaciones de 1965
A las Autoridades Centrales designadas en virtud del Convenio sobre
Pruebas de 1970
A las Autoridades Centrales designadas en virtud del Convenio sobre Acceso
a la Justicia de 1980

Copia para información de las Misiones Diplomáticas de los Miembros