Subject: Circular / Circulaire No 15(26): Convocation of the Council of Diplomatic Representatives 2026
From: "HCCH" <[email-masked]>
To: "National Organ Estonia" <[email-masked]>
Date: Fri, 30 Jan 2026 15:26:29 +0200

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Convocation of the Council of Diplomatic Representatives 2026

HCCH 2026 Focused Circular 15

The Secretary General

To all Member States of the HCCH,

I am pleased to convene the 2026 meeting of the Council of Diplomatic
Representatives (CDR).

The meeting will take place on Tuesday, 19 May 2026 at 2.00 p.m. (CEST) at
the premises of the Permanent Bureau (PB), Churchillplein 6B, The Hague,
in hybrid format.

As seating in the Conference Room is limited, designations for in-person
attendance will be handled on a first-registered, first-served basis,
until maximum capacity is reached. No exceptions will be made. I thank you
for your understanding and cooperation. Please note that each Member State
attending the meeting in person will be assigned one seat, regardless of
the size of its delegation. Additional members of the delegation are
welcome to attend the meeting online. Active online participation will be
possible via the Zoom platform.

The meeting will be supported by AI-generated voice-to-text
interpretation, replacing human interpretation services. Translated
captions in English, French, and Spanish will be available in Zoom. Those
attending the meeting in the Conference Room will be able to intervene in
any of the three official languages. The screens in the room will show
English captions; delegates are welcome to bring laptops to follow the
proceedings in French and Spanish. Delegates attending the meeting online
will be able to intervene and follow the meeting in any of the three
official languages of the HCCH. The PB has already tested this
interpretation system in other meetings, with satisfactory results.

With a view to facilitating the practical organisation of the meeting, I
kindly request that Member States inform the PB no later than Tuesday 12
May, 5.00 p.m. (CEST), whether they intend to be represented at the CDR
2026 meeting. If so, please specify whether attendance will be in person
or online, and provide the name, function and e-mail address of the
designated representative(s) by e-mail to  <mailto:[email-masked]>
[email-masked].

I would like to recall that in accordance with Rule II.H.2. of the
<https://www.hcch.net/en/governance/rules-of-procedure> Rules of Procedure
(RoP), “[t]he majority of Members constitutes quorum.” At present, the
quorum is 47 Member States. I strongly encourage all Member States to
participate in this important meeting. The PB also recalls that under Rule
II.H.3. of the RoP, all decisions taken by CDR shall “[t]o the furthest
extent possible […] be taken by consensus.” While the Chair of CDR 2026
will of course endeavour to ensure that all decisions are reached by
consensus, if a vote is necessary, the applicable rules are Article 8 of
the
<https://www.hcch.net/en/governance/regulations-on-budgetary-questions>
Financial Regulations (for the Budget) and Rules II.H.4-10 of the RoP (for
all other agenda items).

I am also pleased to announce that the following documents are now
available on the  <https://www.hcch.net/en/login> Secure Portal of the
HCCH website under “Governance” then “Council of Diplomatic
Representatives”:

 	 Draft Budget 1 and Explanatory Notes for Financial Year 1 July
2026 to 30 June 2027 (FY 72)
Prel. Doc. No 2 of January 2026	 Independent Auditor’s Report dealing with
Financial Year 1 July 2024 to 30 June 2025 (FY 70) -- currently available
in English only

The French and Spanish versions of the Independent Auditor’s Report are
currently being prepared and will be uploaded to the Secure Portal as soon
as it is available.

Dated 30 January 2026, Draft Budget 1 is submitted in accordance with
Article 5(1) of the Regulations on Financial Matters and Budgetary
Practices of the HCCH (Financial Regulations).

Pursuant to Article 5(5) of the Financial Regulations, and further to
Financial Circular (1)26 of 20 January, the first meeting of the Standing
Committee (StC) will take place to discuss Draft Budget 1 before it is
submitted to the Council on General Affairs and Policy (CGAP). This
meeting of the StC will be held online on Thursday 19 February 2026 at
10.00 a.m. (CET), via the Zoom platform. Questions on Draft Budget 1 may
be put to the Secretary General, preferably in advance and in writing, or,
if not possible, orally during the meeting of the StC. The translated
captions system which will used for the CDR meeting will be in use during
the StC meeting as well.

In accordance with Article 6 of the Financial Regulations, Draft Budget 1
will be presented to CGAP for consultation at the meeting which will take
place from 3 to 6 March 2026. Draft Budget 1 will be discussed on Thursday
5 March, under the heading “Financial Matters”. As in previous years, it
is also planned to have an informal budget meeting, which is scheduled to
take place during the lunch break on Thursday 5 March.

Following the CGAP meeting, Draft Budget 2 will be presented to CDR for
final approval (Art. 7(1) of the Financial Regulations). Draft Budget 2
will take into account the decisions made by CGAP with regard to future
work, including upcoming Special Commission meetings (see Art. 6(2) of the
Financial Regulations).

Other documents related to the CDR meeting will be made available in due
course on the Secure Portal of the HCCH website under “Governance” then
“Council of Diplomatic Representatives”. The PB will do its best to
produce all documents for the meeting in English, French, and Spanish,
with the exception of the Overview of Member Contributions and Arrears,
which will be available in English only.

I look forward to our CDR 2026 meeting.

Yours sincerely,

Christophe Bernasconi

THE HAGUE, 30 January 2026

To the National Organs of the Member States
To the Diplomatic Missions of the Member States

Copy for information to the Contact Organ of the European Union

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 Convocation du Conseil des Représentants diplomatiques de 2026

Circulaire ciblée 15 de la HCCH de 2026

Le Secrétaire Général

À l’attention des États membres de la HCCH,

J’ai le plaisir de convoquer la réunion du Conseil des Représentants
diplomatiques (CRD) de 2026.

La réunion se tiendra le mardi 19 mai 2026, à 14 h (heure d’été d’Europe
centrale) dans les locaux du Bureau Permanent (BP), Churchillplein 6B, La
Haye, et se déroulera en format hybride.

Le nombre de places disponibles dans la salle de conférence étant limité,
les inscriptions pour une participation en personne seront prises en
compte par ordre de réception, dans la limite de la capacité maximale.
Aucune exception ne pourra être accordée. Je vous remercie de votre
compréhension et de votre coopération à cet égard. Il est précisé que
chaque État membre participant à la réunion en personne disposera d’un
seul siège, indépendamment de la taille de sa délégation. Les autres
membres de la délégation sont invités à participer à la réunion en ligne.
Une participation active à distance sera possible via la plateforme Zoom.

La réunion sera appuyée par un dispositif d’interprétation automatisée
avec transcription et traduction en temps réel, en remplacement de
l’interprétation assurée par des interprètes (humains). Des sous-titres
traduits en anglais, français et espagnol seront disponibles sur Zoom. Les
personnes présentes dans la salle pourront intervenir dans l’une des trois
langues officielles de la HCCH. Les écrans de la salle afficheront des
sous-titres en anglais ; les délégués sont invités à se munir de leurs
ordinateurs portables afin de suivre les discussions en français et en
espagnol. Les délégués participant en ligne pourront également intervenir
et suivre les discussions dans l’une des trois langues officielles. Le BP
a déjà testé ce dispositif lors d’autres réunions, avec des résultats
jugés satisfaisants.

Afin de faciliter l’organisation pratique de la réunion, je prie les États
membres d’informer le BP, au plus tard le mardi 12 mai, à 17 h (heure
d’été d’Europe centrale), de leur intention de participer à la réunion du
CRD de 2026. Le cas échéant, veuillez indiquer si la participation se fera
en personne ou en ligne, et de communiquer, par courrier électronique à
l’adresse  <mailto:[email-masked]> [email-masked], le nom, la
fonction et l’adresse électronique du ou des représentants désignés.

Je tiens à rappeler que, conformément à l’article II.H.2. du
<https://www.hcch.net/fr/governance/rules-of-procedure/> Règlement
intérieur, « [l]e quorum est constitué par la majorité des Membres ». À ce
jour, le quorum est fixé à 47 États membres. J’encourage vivement
l’ensemble des États membres à participer à cette importante réunion. Le
BP rappelle également que, conformément à l’article II.H.3. du Règlement
intérieur, toutes les décisions prises par le CRD « [sont] dans toute la
mesure du possible [...] adoptées par consensus ». Le Président du CRD de
2026 s’emploiera naturellement à rechercher un consensus sur l’ensemble
des décisions. Toutefois, si un vote devait s’avérer nécessaire, les
règles applicables seraient celles prévues à l’article 8 du
<https://www.hcch.net/fr/governance/regulations-on-budgetary-questions/>
Règlement financier (pour les questions budgétaires) et aux articles
II.H.4 à 10 du Règlement intérieur (pour les autres points de l’ordre du
jour).

J’ai également le plaisir d’annoncer que les documents suivants sont
désormais disponibles sur le  <https://www.hcch.net/en/login> Portail
sécurisé du site web de la HCCH, sous les rubriques « Gouvernance » puis «
Conseil des Représentants diplomatiques » (CRD) :

 	 Projet de budget 1 et Exposé des motifs pour l’Exercice financier
du premier juillet 2026 au 30 juin 2027 (EF 72)
Doc. prél. No 2 de janvier 2026	 Rapport de l’auditeur indépendant relatif
à l’Exercice financier du premier juillet 2024 au 30 juin 2025 (EF 70)
(actuellement disponible en anglais uniquement)

Les versions française et espagnole du Rapport de l’auditeur indépendant
sont en cours de préparation et seront publiées sur le Portail sécurisé
dès qu’elles seront disponibles.

Le projet de budget 1, en date du 30 janvier 2026, est soumis dans les
délais requis, conformément à l’article 5(1) du Règlement sur les
questions financières et les pratiques budgétaires de la HCCH (Règlement
financier).

Conformément à l’article 5(5) du Règlement financier et à la Circulaire
sur les finances (1)26 du 20 janvier, une première réunion du Comité
permanent sera organisée afin d’examiner le projet de budget 1 avant sa
présentation au Conseil sur les affaires générales et la politique (CAGP).
Cette réunion se tiendra en ligne le jeudi 19 février 2026, à 10 h (heure
d’Europe centrale) via la plateforme Zoom. Les questions relatives au
projet de budget 1 peuvent être adressées au Secrétaire Général par écrit,
de préférence avant la réunion du Comité permanent, ou, à défaut,
formulées oralement au cours de celle-ci. Le dispositif de sous-titrage
utilisé pour la réunion du CRD sera également utilisé lors de la réunion
du Comité permanent.

En vertu de l’article 6 du Règlement financier, le projet de budget 1 sera
présenté au CAGP pour consultation. La réunion du CAGP se tiendra du 3 au
6 mars 2026, et le projet de budget 1 sera examiné le jeudi 5 mars, sous
le point de l’ordre du jour intitulé « Questions financières ». Comme les
années précédentes, une réunion informelle sur le Budget devrait également
être organisée pendant la pause déjeuner du jeudi 5 mars.

À l’issue de la réunion du CAGP, le projet de budget 2 sera soumis au CRD
pour approbation finale (art. 7(1) du Règlement financier). Ce projet
tiendra compte des décisions prises par le CAGP concernant le programme de
travail futur, y compris l’organisation des prochaines réunions de
Commissions spéciales (voir art. 6(2) du Règlement financier).

D’autres documents relatifs à la réunion du CRD seront publiés
prochainement sur le Portail sécurisé du site web de la HCCH, sous les
rubriques « Gouvernance » puis « Conseil des Représentants diplomatiques
». Le BP fera s’efforcera de produire l’ensemble des documents de la
réunion en anglais, en français et en espagnol, à l’exception de l’aperçu
des contributions des Membres et des arriérés, qui sera disponible
uniquement en anglais.

Je me réjouis de vous rencontrer à l’occasion de la réunion du CRD de
2026.

Cordialement,

Christophe Bernasconi

LA HAYE, le 30 janvier 2026

Aux Organes nationaux des États membres
Aux Missions diplomatiques des États membres

Copie à titre d’information à l’Organe de liaison de l’Union européenne

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  Convocación del Consejo de Representantes Diplomáticos 2026

Circular Específica N.º 15 de la HCCH de 2026

El Secretario General

A la atención de los Estados miembros de la HCCH:

Me complace convocar la reunión de 2026 del Consejo de Representantes
Diplomáticos (CRD).

La reunión tendrá lugar el martes 19 de mayo de 2026 a las 14:00 (hora de
verano de Europa Central), en la sede de la Oficina Permanente (OP),
Churchillplein 6B (La Haya), en formato híbrido.

Dado que el espacio en la sala de conferencias es limitado, las
designaciones se gestionarán según el orden en que se reciban, hasta
alcanzar la capacidad máxima. No se harán excepciones, por lo que de
antemano solicitamos su comprensión y colaboración a este respecto. Cabe
señalar que a los Estados miembros que asistan en persona se les asignará
un solo asiento, al margen del tamaño de la delegación. Los demás miembros
de la delegación podrán asistir en línea. Se podrá participar activamente
en línea por la plataforma Zoom

La reunión contará con interpretación de audio a texto generada por IA,
que reemplazará a los intérpretes humanos. En Zoom se ofrecerán subtítulos
traducidos al inglés, francés y español. Quienes asistan a la reunión en
persona podrán intervenir en cualquiera de los tres idiomas oficiales. Las
pantallas de la sala tendrán subtítulos en inglés; los delegados pueden
traer laptops para seguir la reunión en francés y español. Los delegados
que asistan en línea podrán intervenir y seguir la reunión en cualquiera
de los tres idiomas oficiales de la HCCH. La OP ya ha probado este sistema
de interpretación en otras reuniones, con resultados satisfactorios.

Para facilitar la organización de la reunión, se solicita a los Estados
miembros que informen a la OP si tienen intención de asistir. La fecha
límite para ello es el martes 12 de mayo a las 17:00 (hora de verano de
Europa Central). Se solicita que envíen un correo electrónico a la
dirección  <mailto:[email-masked]> [email-masked] donde
indiquen si la asistencia será presencial o en línea, así como el nombre,
cargo y dirección de correo electrónico de sus representantes.

Quisiera recordar que, de conformidad con el artículo II.H.2. del
<https://www.hcch.net/es/governance/rules-of-procedure/> Reglamento
Interno, “[l]a mayoría de los Miembros constituye el quórum.” De momento,
el quórum es de 47 Estados miembros. Animo encarecidamente a todos los
Estados miembros a que participen en esta importante reunión. La OP
recuerda asimismo que, con arreglo al artículo II.H.3. del Reglamento
Interno, “[e]n la máxima medida posible, todas las decisiones se adoptarán
por consenso.” Si bien el presidente del CRD de 2026 velará por que todas
las decisiones se adopten por consenso, si fuera necesaria una votación,
se aplicarán el artículo 8 del
<https://www.hcch.net/es/governance/regulations-on-budgetary-questions/>
Reglamento Financiero (para el presupuesto) y los artículos II.H.4 a 10
del Reglamento Interno (para los demás puntos de la agenda).

También me complace anunciar que los siguientes documentos están
disponibles en el  <https://www.hcch.net/es/login/> Portal Seguro del
sitio web de la HCCH en “Gobernanza” y después “Consejo de Representantes
Diplomáticos”:

 	 Proyecto de presupuesto 1 y notas explicativas acerca del
ejercicio económico comprendido entre el 1 de julio de 2026 y el 30 de
junio de 2027 (ejercicio 72)
Prel. Doc. No 2 of January 2026	 Independent Auditor’s Report dealing with
Financial Year 1 July 2024 to 30 June 2025 (FY 70) -- de momento, solo
disponible en inglés

Las versiones en francés y español del informe del auditor independiente
se publicarán en el Portal Seguro en cuanto estén disponibles.

Con fecha de 30 de enero de 2026, el proyecto de presupuesto 1 se presenta
conforme a lo dispuesto en el artículo 5(1) del Reglamento sobre Asuntos
Financieros y Prácticas Presupuestarias de la HCCH (Reglamento
Financiero).

De conformidad con el artículo 5(5) del Reglamento Financiero, y tras la
Circular de Asuntos Financieros (1)26 del 20 de enero, la primera reunión
del Comité Permanente se celebrará para debatir el proyecto de presupuesto
1 antes de su presentación al Consejo de Asuntos Generales y Política
(CAGP). Dicha reunión se celebrará en línea el jueves 19 de febrero de
2026 a las 10:00 (hora de Europa Central), por la plataforma Zoom. Pueden
formularse preguntas al Secretario General, preferiblemente con antelación
y por escrito o, si no es posible, oralmente durante la reunión. El
sistema de subtítulos traducidos que se utilizará para la reunión del CRD
también se utilizará en la reunión del Comité Permanente.

De conformidad con el artículo 6 del Reglamento Financiero, el proyecto de
presupuesto 1 se presentará al CAGP para consulta en la reunión que tendrá
lugar del 3 al 6 de marzo de 2026. Se debatirá el jueves 5 de marzo, en el
punto de la agenda “Asuntos financieros”. Como en años anteriores, también
se prevé una reunión informal sobre el presupuesto, que tendrá lugar
durante la pausa del almuerzo del jueves 5 de marzo.

Después de la reunión del CAGP, el proyecto de presupuesto 2 se presentará
al CRD para su aprobación definitiva (art. 7(1) del Reglamento
Financiero). Para este, se tendrán en cuenta las decisiones tomadas por el
CAGP en relación con el trabajo futuro, en particular sobre las próximas
reuniones de Comisiones Especiales (véase el art. 6(2) del Reglamento
Financiero).

Próximamente se publicarán otros documentos relacionados con la reunión
del CRD en el Portal Seguro del sitio web de la HCCH, en “Gobernanza” y
después “Consejo de Representantes Diplomáticos”. La OP hará lo posible
por preparar todos los documentos para la reunión en inglés, francés y
español, salvo la sinopsis de las contribuciones prorrateadas de los
Miembros y los atrasos, que estará disponible solo en inglés.

Espero con interés la celebración de la reunión del CRD de 2026.

Atentamente,

Christophe Bernasconi

LA HAYA, 30 de enero de 2026

A los Órganos Nacionales de los Estados miembros
A las Misiones Diplomáticas de los Miembros

Copia para información del Órgano de Contacto de la Unión Europea