Subject: HCCH 2024 Financial Circular 11 – 3 September / Meeting of the Standing Committee on 11 October 2024
From: "HCCH" <[email-masked]>
To: "Justiitsministeerium"
Date: Tue, 3 Sep 2024 12:06:32 +0300

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  Versión en español abajo 

 

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HCCH 2024 Financial Circular No 11
 
Meeting of the Standing Committee on 11 October 2024

Following discussions at the 29 August 2024 meeting of the Standing
Committee (StC) related to replacing the current audit process by a review
assignment, the Secretary General is convening another meeting of the StC
to address certain issues related to these processes in advance of the
next budget cycle.

The meeting will be held on Friday 11 October 2024 at 10.00 a.m. (CEST) at
the PB of the HCCH (Churchillplein 6b, 2517 JW The Hague) with the
possibility for online participation via the Teams platform. It should be
noted that the maximum number that can be seated in the PB conference room
is 30 and in-person designations are therefore restricted to one
representative per Member State. Additional representatives may
participate online. Seats will be allocated on a first registered, first
served basis.

Member States are invited to designate participants for the StC meeting by
sending an e-mail to [email-masked] before Friday 4 October 2024,
5.00 p.m. (CEST). Please indicate in the e-mail whether the participant
will participate in person or online.

As discussed, BakerTilly (the HCCH’s audit firm) will attend the 11
October meeting. To assure a fruitful dialogue, Member States are invited
to:

1.         submit questions for BakerTilly related to the current audit
process / proposed review assignment; and

2.         share their State’s audit / review requirements for
International Organisations, in particular in the context of paragraph 19
of Prel. Doc. No 7 of May 2024, which outlines the actions that would
comprise a review assignment. Prel. Doc. No 7 is available on the Secure
Portal of the HCCH website under “Governance” then “Council of Diplomatic
Representatives 2024”.  

To allow the PB and BakerTilly adequate time to prepare for the meeting,
Member States are invited to send the information requested above by
e-mail to [email-masked] before Friday 27 September 2024, 5.00 p.m.
(CEST).

THE HAGUE, 3 September 2024

To the National Organs of the Member States
To the Diplomatic Missions of the Member States

Copy for information to the Contact Organ of the European Union 

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 Circulaire sur les finances No 11 de la HCCH de 2024
 
Réunion du Comité permanent le 11 octobre 2024

À la suite des discussions qui se sont tenues lors de la réunion du 29
août 2024 du Comité permanent sur le remplacement du processus d’audit
actuel par une mission d’examen, le Secrétaire Général convoque une autre
réunion dudit Comité en vue d'aborder certaines questions liées à ce
processus en prévision du prochain cycle budgétaire.

La réunion se tiendra le vendredi 11 octobre 2024 à 10 heures (heure d’été
d’Europe centrale) au BP de la HCCH (Churchillplein 6b, 2517 JW La Haye)
avec la possibilité d’y participer en ligne via la plateforme Teams. Il
convient de noter que la capacité maximale de la salle de conférence du BP
est de 30 personnes, limitant ainsi les désignations en personne à un
représentant par État membre. Des représentants supplémentaires pourront
participer à la réunion en ligne. Les inscriptions seront traitées par
ordre de réception.

Les États membres sont invités à désigner des participants à la réunion du
Comité permanent en envoyant un courrier électronique à l’adresse
[email-masked] avant le vendredi 4 octobre 2024, 17 heures (heure
d’été d’Europe centrale). Veuillez indiquer dans le courrier électronique
si le ou la participant(e) assistera à la réunion en personne ou en ligne.

Comme convenu, BakerTilly (le cabinet d'audit de la HCCH) participera à la
réunion du 11 octobre. Afin de garantir un dialogue constructif, les États
membres sont invités à :

1.         soumettre des questions destinées à BakerTilly concernant le
processus d'audit actuel / la mission d'examen proposée ; et

2.         faire part des exigences de leur État en matière d'audit /
d'examen des organisations internationales, en particulier dans le cadre
du paragraphe 19 du Doc. prél. No 7 de mai 2024, qui décrit les opérations
qui formeraient une mission d'examen. Le Doc. prél. No 7 est disponible
sur le Portail sécurisé du site web de la HCCH sous les rubriques «
Gouvernance » puis « Conseil des Représentants diplomatiques de 2024 ».

Afin de donner au BP et à BakerTilly suffisamment de temps pour préparer
la réunion, les États membres sont invités à envoyer les informations
demandées ci-dessus par courrier électronique à l’adresse
[email-masked] avant le vendredi 27 septembre 2024, 17 heures (heure
d’été d’Europe centrale).

LA HAYE, le 3 septembre 2024

Aux Organes nationaux des États membres
Aux Missions diplomatiques des États membres

Copie à titre d’information à l’Organe de liaison de l’Union européenne
 
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  Circular sobre Asuntos Financieros N.º 11 de la HCCH de 2024

Reunión del Comité Permanente el 11 de octubre de 2024

Después de los debates mantenidos durante la reunión del 29 de agosto de
2024 del Comité Permanente en relación con la sustitución del actual
proceso de auditoría por un encargo de revisión, el Secretario General
convoca otra reunión de dicho Comité para estudiar ciertas cuestiones
relacionadas con estos procesos antes del próximo ciclo presupuestario.

La reunión se celebrará el viernes 11 de octubre de 2024 a las 10:00 (hora
de verano de Europa Central) en la OP de la HCCH (Churchillplein 6b, 2517
JW La Haya) con la posibilidad de participación en línea a través de la
plataforma Teams. Es preciso señalar que la capacidad máxima de la sala de
conferencias de la OP es de 30 personas, por lo que las designaciones de
participantes presenciales deben limitarse a un representante por Estado
miembro. Los demás representantes podrán participar en línea. Las plazas
se asignarán por orden de inscripción.

Se invita a los Estados miembros a designar participantes por correo
electrónico a [email-masked]. La fecha límite para ello es el
viernes 4 de octubre de 2024, a las 17:00 (hora de verano de Europa
Central). Rogamos indicar en el correo electrónico si la participación
será presencial o en línea.

Según lo acordado, BakerTilly (la empresa de auditoría de la HCCH)
asistirá a la reunión del 11 de octubre. Para que el diálogo sea
productivo, se invita a los Estados miembros:

1.         a hacer preguntas a BakerTilly relacionadas con el proceso de
auditoría actual y la propuesta de encargo de revisión; y

2.         a exponer los requisitos de auditoría y de revisión vigentes en
su Estado para las organizaciones internacionales, en particular en el
contexto del párrafo 19 del Doc. Prel. N.º 7 de mayo de 2024, en el que se
describen a grandes rasgos los pasos que comprendería un encargo de
revisión. El Doc. Prel. N.º 7 está disponible en el Portal Seguro  del
sitio web de la HCCH en “Gobernanza” y luego “Consejo de Representantes
Diplomáticos de 2024”. 

Para que la OP y BakerTilly tengan tiempo suficiente para preparar la
reunión, se invita a los Estados miembros a enviar la información
solicitada por correo electrónico a [email-masked]. La fecha límite
para ello es el viernes 27 de septiembre de 2024, a las 17:00 (hora de
verano de Europa Central).

LA HAYA, 3 de septiembre de 2024

A los Órganos Nacionales de los Estados miembros
A las Misiones Diplomáticas de los Miembros

Copia para información del Órgano de Contacto de la Unión Europea