Lisa 4
31.07.2024 raamlepingu 
nr 2-2/24/743-1 juurde

Julgeolekutingimused

Riigihanke objekti asumisega Kaitseväe julgeolekualal teavitatakse lepingupartnerit alljärgnevatest tingimustest:

1.	Julgeolekutingimustest teavitamise eesmärk
1.1.	Teavitamise eesmärk on selgitada lepingupartnerile poolte suhteid, õigusi ja kohustusi julgeolekualaste nõuete täitmisel Kaitseväe julgeolekualal.

2.	Mõisted
2.1.	Teavitamisel kasutatakse mõisteid alljärgnevas tähenduses: 
2.1.1.	Kontrollitav isik – Täitja ja alltöövõtja töötaja, kelle suhtes teostatakse taustakontrolli tema eelneval kirjalikul nõusolekul seoses sissepääsuõiguse taotlemisega Kaitseväe julgeolekualale. 
2.1.2.	Taustakontroll – Kaitseväe julgeoleku tagamise eesmärgil Kaitseväe poolt teostatav Kaitseväe korralduse seaduses (KKS) § 41³ sätestatud asjaolude kontrollimine otsustamaks kontrollitava isiku lubamine Kaitseväe julgeolekualale.
2.1.3.	Kaitseväe struktuuriüksus – KKS § 12 ja § 13 tähenduses.
2.1.4.	Kaitseväe julgeolekuala – KKS § 50 tähenduses. 
2.1.5.	Riigihanke objekt – lepingu täitmiseks ettenähtud Kaitseväe julgeolekualal paiknev tööpiirkond. 
2.1.6.	Julgeolekualased nõuded – käesolevas dokumendis nimetatud üldised  julgeolekualased nõuded, sh taustakontrolli läbiviimisega seotud nõuded ning muudest õigusaktidest tulenevad Kaitseväe julgeoleku tagamiseks kehtestatud nõuded. 
2.1.7.	Sissepääsutaotlus – dokument, mille täitja vastutav isik on kohustatud esitama kontrollitava isiku taustakontrolli algatamiseks ja sissepääsuõiguse saamiseks objektile. Sissepääsutaotluse võib esitada lisatud näidise alusel või e-kirjaga vabas vormis e-posti aadressile teenusepakkujad[ät]mil.ee. Taotlusele lisatakse täidetud taustakontrolli nõusoleku vormid.
2.1.8.	Nõusoleku vorm – sissepääsutaotluse juurde kuuluv dokumendi vorm, mida kontrollitav isik on kohustatud täitma. 
2.1.9.	Sissepääsuõigus – õigus viibida objektil seoses lepingu täitmisega. Sissepääsuõiguse saamise üks eeltingimus on taustakontrolli läbimine.
2.1.10.	Sissepääsuõigust omav isik - taustakontrolli läbinud täitja ja alltöövõtja töötaja, kellel on õigus saatjata siseneda ja viibida objektil seoses lepingu täitmisega. Sissepääsuõigust omav isik lubatakse objektile konkreetse Kaitseväe struktuuriüksuse kehtestatud tingimustel.
2.1.11.	Eritingimusega sissepääsuõigust omav isik – sissepääsuõigust omav isik, kellel on vaid erandjuhtudel ja Kaitseväe vastutava isikuga eelnevalt kooskõlastatult õigus siseneda ja viibida objektil täitja poolse saatjaga seoses lepingu täitmisega.
2.1.12.	Kaitseväe vastutav isik (edaspidi KV vastutav isik) – konkreetsel Kaitseväe julgeolekualal asuva objekti julgeolekualaste nõuete täitmise eest vastutav Kaitseväe määratud isik.
2.1.13.	Riigi Kaitseinvesteeringute Keskuse vastutav isik (edaspidi RKIK vastutav isik) – lepingujärgne kontaktisik, kelle kaudu toimub lepingujärgsete kohustuste täitmise korraldamine ja lepingus ettenähtud teadete, nõuete ja teiste dokumentide edastamine.
2.1.14.	Täitja vastutav isik (edaspidi TV vastutav isik) – julgeolekualaste nõuete täitmise eest vastutav täitja määratud isik.
2.1.15.	Objekti vastutav isik – Kaitseväe julgeolekualal paikneval objektil julgeolekualaste nõuete täitmise eest vastutav täitja määratud isik.
Punktides 2.1.14 ja 2.1.15 nimetatud isik võib olla üks ja sama isik.

3.	Täitja õigused ja kohustused
3.1.	Täitjal on õigus:
3.1.1.	saada julgeolekualaste nõuete täitmiseks vajalikku informatsiooni KV vastutavalt isikult; 
3.1.2.	lähtuvalt taustakontrolli tulemustest saada teavet sissepääsuõiguse saamise kohta KV vastutavalt isikult.

3.2.	Täitja kohustub:
3.2.1.	tagama lepingus kokkulepitud teenuse osutamise üksnes sissepääsuõigust omava isiku poolt;
3.2.2.	täitma ja tagama sissepääsuõigust omava isiku, sh eritingimusega sissepääsuõigust omava isiku julgeolekualaste nõuete järgimise Kaitseväe julgeolekualal kehtestatud tingimustel ning tagama nende täitmise ka alltöövõtja poolt;
3.2.3.	mitte planeerima teenust osutama isikut: 
-	kellele ei ole sissepääsuõigust antud, 
-	kellele ei ole taustakontrolli tehtud või 
-	eritingimusega sissepääsuõigust omava isiku sissepääsuõigust ei ole kooskõlastatud;
3.2.4.	esitama objektile teenust osutavale füüsilisele isikule sissepääsuõiguse saamiseks ja taustakontrolli algatamiseks esimesel võimalusel, kuid mitte hiljem kui seitse (7) tööpäeva enne lepingus kokkulepitud töö teostamise algust e-posti aadressile teenusepakkujad[ät]mil.ee alljärgnevad dokumendid:
-	sissepääsutaotluse (vt näidis) ja
-	kontrollitava isiku täidetud ja käsikirjaliselt (skaneeritult) või digitaalselt allkirjastatud nõusoleku;
3.2.5.	edastama eelnimetatud punktis märgitud nõusolekute originaalid posti aadressile Kaitsevägi, Magasini 31A, 10138, Tallinn; 
3.2.6.	märkima vabas vormis esitatavas sissepääsutaotluses:
-	teenust osutava füüsilise isiku ees- ja perekonnanime, isikukoodi ning täitja ja/või alltöövõtja nimetuse;
-	sissepääsuõiguse saamise põhjenduse, s.t teenuse või töö kirjelduse, mida konkreetsel objektil tegema hakatakse;
-	viite sõlmitud lepingule ning lepingu kehtivuse aja;
-	andmed sõiduki (mark/mudel ja registreerimise nr) kohta, millega soovitakse siseneda KV julgeolekualale;
-	täitja esindaja kontaktandmed (e-posti aadress, telefoninumber);
-	taotluse juurde lisama kontrollitava isiku allkirjastatud nõusoleku.
3.2.7.	lisama välismaalasele sissepääsuõiguse saamiseks ja taustakontrolli algatamiseks taotluse juurde täiendavalt:
-	koopia isikut tõendava dokumendi pildiga leheküljest, sh viisast vm Eestis viibimise seaduslikku alust kinnitavast dokumendist;
3.2.8.	kinnitama ja tõendama välismaalase Eestis töötamise seadusliku aluse andmist, omamist ja pikendamist (välismaalaste seadus § 19 ja § 20);
3.2.9.	kontrollitava isiku taustakontrolli tulemusel sissepääsuõiguse mittesaamisel esitama vajadusel taustakontrolliks uue sissepääsutaotluse koos isiku nõusolekuga;
3.2.10.	pidama ajakohast nimekirja sissepääsuõigust omavatest isikutest ning uuendama iga kalendriaasta lõpus töötajate nimekirja, kes jätkavad teenuse osutamist uuel kalendriaastal, saates ajakohase nimekirja e-posti aadressile teenusepakkujad[ät]mil.ee;
3.2.11.	teavitama viivitamatult e-posti aadressile teenusepakkujad[ät]mil.ee sissepääsuõigust omava isiku sissepääsuvajaduse lõppemisest;
3.2.12.	teavitama viivitamatult kõikidest julgeolekualaste nõuete rikkumistest või nende kahtlusest objektil KV vastutavat isikut. 

4.	Kaitseväe õigused ja kohustused
4.1.	Kaitseväel on õigus:
4.1.1.	teha kontrollitava isiku suhtes taustakontroll üldjuhul kuni seitsme (7) tööpäeva jooksul nõuetekohase sissepääsutaotluse ja nõusoleku saamisest arvates; 
4.1.2.	teostada uuesti punktis 3.2.9 sätestatud juhul taustkontroll punktis 4.1.1. sätestatud tähtaegasid arvestades; 
4.1.3.	muul põhjendatud juhul pikendada taustakontrolli läbiviimise tähtaega kuni seitsme (7) tööpäeva võrra, teavitades TV vastutavat isikut sellest kirjalikus taasesitamist võimaldavas vormis;
4.1.4.	kehtestada julgeolekualased nõuded, kusjuures olulistest piirangutest teavitatakse TV vastutavat isikut esimesel võimalusel; 
4.1.5.	anda või piirata taustakontrolli käigus ilmnenud asjaoludele tuginedes kontrollitavale isikule sissepääsuõigus või anda eritingimusega sissepääsuõigust omava isiku õigused;
4.1.6.	keelduda julgeolekukaalutlustel sissepääsuõiguse andmisest, sh isikule, kellele ei ole taustakontrolli tehtud või ei ole võimalik seda teha ja keelduda eritingimusega sissepääsuõigust omava isiku sissepääsuõiguse kooskõlastamisest;
4.1.7.	piirata juurdepääsu turvaaladele kodakondsuseta või välisriigi kodakondsusega isikutele, lähtudes riigisaladusele juurdepääsu õigusest, teadmisvajadusest ja muudest riigisaladuse ja salastatud välisteabe seaduses sätestatud nõuetest;
4.1.8.	keelata kontrollitaval isikul nõusoleku mitteesitamisel või selle mittenõuetekohasel esitamisel siseneda objektile;
4.1.9.	kontrollida objektil kehtestatud julgeolekualastest nõuetest kinni pidamist sissepääsuõigust ja/või eritingimusega sissepääsuõigust omava  isiku suhtes;
4.1.10.	julgeolekualaste nõuete mittejärgimisel või nende rikkumisel keelata punktides 2.1.10 ja 2.1.11 sätestatud isiku viibimine Kaitseväe julgeolekualal. 

4.2.	Kaitsevägi kohustub:
4.2.1.	teavitama TV vastutavat isikut kirjalikus taasesitamist võimaldavas vormis kontrollitava isiku sissepääsuõiguse saamisest, sh sellekohastest piirangutest objektile; 
4.2.2.	teavitama TV vastutavat isikut sissepääsuõigust või eritingimustega sissepääsuõigust omava isiku julgeolekualaste nõuete rikkumise tuvastamisest, mis välistab tema edaspidise sissepääsuõiguse saamise objektile;
4.2.3.	tutvustama objektil kehtestatud julgeolekualaseid nõudeid või nende muudatusi sissepääsuõigust omavale isikule, sh eritingimusega sissepääsuõigust omavale isikule. 
4.3.	Kaitseväe vastutava isiku (p 2.1.12), RKIK vastutava isiku (p 1.2.13), täitja vastutava isiku (p 2.1.14), objekti vastutava isiku (p 2.1.15) kontaktid määratakse kindlaks lepingu sõlmimisel.

5.	Lõppsätted
5.1.	Vastutavate isikute muutumisest teavitab pool teist poolt kirjalikus taasesitamist võimaldavas vormis.
5.2.	Isikuandmete töötlemisel lähtutakse kehtivate õigusaktide nõuetest.
5.3.	Kaitseväel on õigus teha RKIKile erakorraliselt ettepanekuid lepingu üles ütlemiseks etteteatamise tähtaega arvestamata kui täitja rikub punktides 3.2.1 – 3.2.4 nimetatud kohustusi, ei järgita lepingus sätestatud konfidentsiaalsusnõuet või täitja ja alltöövõtja töötajad ei järgi Kaitseväe julgeolekualal kehtestatud nõudeid.
TAOTLUS SISSEPÄÄSUÕIGUSE SAAMISEKS KAITSEVÄE JULGEOLEKUALALE TEENUSE OSUTAMISEKS
SISSEPÄÄSUTAOTLUS
[Registreerimisnumber]
[………..……] kuupäev

Käesoleva taotlusega kinnitan, et [ettevõtte nimetus] on sõlminud lepingu [asutuse nimetus] ning omab sissepääsuvajadust Kaitseväe julgeolekualale seoses lepinguga nr [Lepingu nr]. Leping kehtib [Lepingu alguskuupäev] kuni [Lepingu lõppkuupäev].
[Ettevõtte nimetus] teostab Kaitseväe julgeolekualal [Lepingu eesmärk, tööde iseloom] ning taotleb sissepääsuõigust alljärgnevatele objektidele;
1.	Objekti nimetus: [objekti nimetus]
Aadress: [aadress]
Objekti vastutav isik: [ees- ja perekonna nimi], [telefoni nr], [e-posti aadress]
Kaitseväe vastutav isik: [ees- ja perekonna nimi]

2.	jne
Seoses sissepääsuvajadusega eelnimetatud Kaitseväe objektidele palub lepingujärgne täitja [ettevõtte nimetus] algatada taustakontrolli tegemise sissepääsuõiguse saamiseks alljärgneva(te)le isiku(te)le kui täitja [ettevõtte nimetus] [ja alltöövõtja nimetus] töötajatele, tuginedes isikute nõusolekule (allkirjastatud nõusoleku lehed on lisatud taotlusele) ning sissepääsuõigust taotluses märgitud sõidukitele. 
Peatäitja [ettevõtte nimetus] töötajad:
1.	[Ees- ja perekonna nimi, isikukood]
2.	jne
Alltöövõtja [ettevõtte nimetus] töötajad:
1.	[Ees- ja perekonna nimi, isikukood]
2.	jne
Sõidukid:
1.	Registreerimisnumber	Mark/mudel
2.	jne
Täitja on teadlik, et sõltuvalt taustakontrolli tulemusest on Kaitseväel õigus piirata isikute juurdepääsu Kaitseväe julgeolekualale ning taustakontrolli läbimine ei taga automaatset sissepääsu Kaitseväe julgeolekualale.

[Allkiri]

[Ees- ja perekonna nimi]
[Ametikoht]

Lisad:  nõusolekud … lehel.

KAITSEVÄE JULGEOLEKUALALE LUBAMIST TAOTLEVA 
KAITSEVÄELE TEENUSE OSUTAMISEGA SEOTUD FÜÜSILISE ISIKU 
NÕUSOLEK TAUSTAKONTROLLI TEOSTAMISEKS

	(ees- ja perekonnanimi)
Isikukood:

Tööandja/Kaitseväele teenuse osutaja: 		
	(ärinimi ja registrikood)

Luban Kaitseväel töödelda minu isikuandmeid minu Kaitseväe julgeolekualale lubamise otsustamise eesmärgil kaitseväe korralduse seaduse (edaspidi KKS) § 41⁵ sätestatud viisil Kaitseväele teenuse osutamise lepingu kehtivuse ajal, kuid mitte kauem kui nõusoleku andmisest viie aasta jooksul. 

Nõusoleku andmisel olen teadlik, et:

1.	mul on õigus keelduda nõusoleku andmisest (KKS § 416 lg 2 p 1);
2.	mul on õigus keelduda selliste andmete esitamisest, mis võivad põhjustada minu suhtes või minu lähedase või elukaaslase suhtes süüteomenetluse (KKS § 416 lg 2 p 2);
3.	mul on õigus taotleda minu kohta andmete kogumise või päringute tegemise lõpetamist (KKS § 416 lg 2 p 3);
4.	mul on õigus esitada minu kohta kogutud andmete kohta selgitusi (KKS § 416 lg 2 p 4);
5.	kui ma keeldun nõusoleku andmisest või taotlen andmete kogumise või päringute tegemise lõpetamist, siis on see minu Kaitseväe julgeolekualale mittelubamise aluseks (KKS § 41³);
6.	mul on õigus pöörduda oma õiguste kaitseks ja  KKS § 41⁶ alusel kogutud andmete põhjal tehtud otsuse vaidlustamiseks kohtu, õiguskantsleri või Andmekaitse Inspektsiooni poole, et kontrollida, kas minu põhiõiguste ja  -vabaduste tagamise põhimõtet ning hea halduse tava on järgitud (KKS § 416 lg 2 p 5); 
7.	Kaitsevägi võib piirata minu õigusi töödeldavate isikuandmete suhtes (KKS § 41¹⁰ lg 3 ja lg 4).

			
( päev, kuu, aasta )		[ allkirjastatud digitaalselt ] 	

Annex 4
To the framework agreement no. 2-2/24/743-1

Annex 4
To the framework agreement no. 2-2/24/743-1

Security Requirements with Annexes

The location of the public procurement object is in the restricted military area of the Defence Forces and due to that, the contracting party is notified of the following conditions:

1.	Purpose of giving notice of security conditions
The purpose of giving the contracting party notice is to explain to the contracting party the relations, rights and obligations of the parties in adhering to security requirements in the restricted military area of the Defence Forces.

2.	Definitions
2.1.	Giving notice, the following definitions shall apply: 
2.1.1.	Person to be checked – employee of the contractor or subcontractor who is subject to a background check, having given his or her prior written consent when applying for the right to enter to the restricted military area of the Defence Forces. 
2.1.2.	Background check – inspection of the circumstances provided for in § 413 of the Estonian Defence Forces Organisation Act with the purpose of ensuring the security of the Defence Forces and to decide on allowing the person to be checked to enter the restricted military area of the Defence Forces.
2.1.3.	Structural unit of the Defence Forces – in the meaning of § 12 and § 13 of the Estonian Defence Forces Organisation Act.
2.1.4.	Restricted military area of the Defence Forces – in the meaning of § 50 of the Estonian Defence Forces Organisation Act. 
2.1.5.	Subject-matter of the public procurement – the area of work located in the restricted military area of the Defence Forces intended for performing the contract. 
2.1.6.	Security requirements – the general security requirements specified in this document, incl. the requirements related to conducting background checks and the requirements established to ensure the security of the Defence Forces arising from other legal acts. 
2.1.7.	Access application – document, that the contractor’s responsible person is obligated to submit in order to initiate a background check of the person to be checked and for that person to obtain a right to access the site. Access application can be submitted using the attached sample or by sending a free-form e-mail to the e-mail address: teenusepakkujad@mil.ee. Completed background check consent forms shall be attached to the application.
2.1.8.	Consent form – document form accompanying the access application that the person to be checked is required to complete. 
2.1.9.	Right of access – the right to be present at the site in connection to performing the contract. One of the prerequisites for obtaining the right of access is to pass a background check,
2.1.10.	Person with the right of access – employee of the contractor or subcontractor who has passed the background check and who has the right to enter and stay at the site unaccompanied in connection with performing the contract. Person with the right of access shall be admitted to the object under the conditions established by the specific structural unit of the Defence Forces.
2.1.11.	Person with a special right of access – person with the right of access who, only in exceptional cases and with the prior approval of the responsible person of the Defence Forces, has the right to enter and stay at the site with an escort of the contractor in connection with performing the contract.

2.1.12.	Responsible person of the Defence Forces – person appointed by the Defence Forces who is responsible for compliance with the security requirements at a site in a specific restricted military area of the Defence Forces.
2.1.13.	Responsible person of the Centre for Defence Investment – contractual contact person, through whom the performance of contractual obligations and the forwarding of the notices, requirements and other documents prescribed in the contract is organized.
2.1.14.	Responsible person of the contractor – person appointed by the contractor responsible for compliance with security requirements.
2.1.15.	Responsible person at the site – person appointed by the contractor responsible for compliance with security requirements at the site located in the restricted military area of the Defence Forces.
Person referred to in clauses 2.1.14 and 2.1.15 may be the same person.

3.	Rights and obligations of the contractor
3.1.	Contractor has the right to:
3.1.1.	receive from the responsible person of the Defence Forces information necessary for fulfilling security requirements; 
3.1.2.	receive information on obtaining a right of access from the responsible person of the Defence Forces, dependent on the results of the background check.

3.2.	Contractor is obligated to:
3.2.1.	ensure the provision of the service agreed upon in the contract only by a person with a right of access;
3.2.2.	ensure the compliance of the person with a right of access, incl. a person with a special right of access, with the conditions established in the restricted military area of the Defence Forces and to ensure the compliance of the subcontractor as well;
3.2.3.	not to make a plan whereby the service would be provided by a person: 
-	to whom a right of access has not been granted; 
-	who has not undergone a background check; or 
-	who has a special right of access but the right of access has not been coordinated;
3.2.4.	submit the following documents to the e-mail address teenusepakkujad@mil.ee, that are required to be presented in order to obtain a right of access and initiate the background check as soon as possible, ad not later than seven (7) working days before the commencement of the work agreed upon in the contract, of the physical person providing a service at the site
-	access application (see example), and
-	completed and handwritten (scanned) or digitally signed consent of the person to be checked;
3.2.5.	forward the original documents of the consents indicated in the aforementioned clause to the postal address: Defence Forces, Magasini 31A, 10138, Tallinn; 
3.2.6.	indicate in the free-form access application:
-	the forename and surname, personal identification code of the natural person providing the service and the name of the contractor and / or subcontractor;
-	justification for obtaining the right of access, i.e. description of the service or work to be performed at the specific site;
-	reference to the contract concluded and the term of the contract;
-	information on the vehicle (make/model and registration number) with which the restricted military area of the Defence Forces would be accessed;
-	contact details of the contractor’s representative (e-mail address, phone number);
-	signed consent of the person to be checked; attach it to the application.

3.2.7.	add the following to the application for gaining right of access and initiating a background check for an alien:
-	copy of the picture page of the identity document, incl. a visa or other document confirming the legal basis for staying in Estonia;
3.2.8.	confirmation and certification of granting, possessing and extending the legal basis for the employment of an alien in Estonia (Aliens Act § 19 and § 20);
3.2.9.	submit a new access application together with the person’s consent, if, as a result of the background check of the person being checked, a right of access has not been obtained;
3.2.10.	maintain an up-to-date list of persons with a right of access, and to update, at the end of each calendar year, the list of employees who will continue to provide the service during the new calendar year, to this end an up-to-date list shall be sent to the e-mail address teenusepakkujad@mil.ee;
3.2.11.	notify without delay of a person with a right of access no longer needing access to the site, by sending an e-mail to teenusepakkujad@mil.ee;
3.2.12.	notify without delay the responsible person of the Defence Forces of any security requirement violations or suspicions of violations at the site. 

4.	Rights and obligations of the Defence Forces
4.1.	The Defence Forces have the right to:
4.1.1.	conduct a background check on the person to be checked, this is generally done within seven (7) working days of receiving a proper access application and consent; 
4.1.2.	conduct a new background check if the conditions specified in clause 3.2.9 are met, following the deadlines set forth in clause 4.1.1; 
4.1.3.	in other justified cases, extend the deadline for a background check by up to seven (7) working days, giving notice of this to the responsible person of the Contractor in a form that can be reproduced in writing;
4.1.4.	establish security requirements, notifying the responsible person of the Contractor of these without delay; 
4.1.5.	grant a right of access to the person being checked or restrict that person’s right of access or grant the right of access to that person with a special condition on the basis of circumstances revealed in the background check;
4.1.6.	refuse to grant a right of access for security reasons, incl. to a person who has not been a subject of a background check or to a person who cannot be subjected to a background check, but also to refuse to coordinate the right of access of a person with a special right of access;
4.1.7.	restrict access to military restricted areas for stateless persons or persons with foreign citizenship, adhering to right of access to state secrets, the need to know and other requirements provided for in the State Secrets and Classified Foreign Information Act;
4.1.8.	prohibit the person checked from entering the site if no consent was submitted or if it was submitted incorrectly;
4.1.9.	check the observance of security requirements established at the site with regard to a person with a right of access and / or to a person with a special right of access;
4.1.10.	prohibit the person referred to in clauses 2.1.10 and 2.1.11 from staying in the restricted military area of the Defence Forces in the event of non-compliance with or violation of security requirements. 

4.2.	The Defence Forces undertakes to:
4.2.1.	notify, in a form reproducible in writing, the responsible person of the Contractor in writing of a person checked being given a right of access, incl. the relevant restrictions at the site; 
4.2.2.	notify the responsible person of the Contractor of determining a violation of the security requirements by a person with a right of access or a special right of access, which excludes him or her from acquiring a further right of access to the site;

4.2.3.	introduce the security requirements established at the site or amendments thereto to the person with a right of access, incl. person with a special right of access. 
4.3.	The contacts of the responsible person of the Defence Forces (clause 2.1.12), the responsible person of the Centre for Defence Investment (clause 2.1.13), the responsible person of the contractor (2.1.14), the responsible person at the site (clause 2.1.15) shall be determined upon concluding the contract.

5.	Final provisions
5.1.	A party shall notify the other party in writing of a change of responsible persons in a format which can be reproduced in writing.
5.2.	During the processing of personal data, the requirements of the applicable legislation are adhered to.
5.3.	The Defence Forces have the right to make extraordinary proposals to the Centre for Defence Investment to terminate the contract regardless of the period for giving notice, if the contractor violates the obligations specified in clauses 3.2.1. – 3.2.4, the confidentiality requirement provided in the contract is not observed or the contractor’s or subcontractor’s employees do not comply with the requirements established in the restricted military area of the Defence Forces.

APPLICATION FOR GAINING ACCESS TO THE RESTRICTED MILITARY AREA OF THE DEFENCE FORCES
ACCESS APPLICATION
[Registration number]
[………..……] date
With this application, I confirm that [company name] has concluded a contract with [name of the institution] and has a need to gain access to the restricted military area of the Defence Forces in connection with Contract No. [Contract No.]. The Contract shall remain in force from [start date of the contract] to [end date of the contract].
[Name of the company] performs in the restricted military area of the Defence Forces [purpose of the contract, nature of the works] and applies for a right of access to the following sites:
1.	Name of the site: [name of the site]
Address: [address]
Responsible person at the site: [forename and surname], [phone number], [e-mail address]
Responsible person of the Defence Forces: [forename and surname]
2.	etc.
With regard to need to access the aforementioned sites of the Defence Forces, the contractor [company name] requests that a background check be initiated on the following person(s) as employees of the contractor [company name] [and name of the subcontractor], based on the consent of the persons (signed consent forms attached to the application) and vehicles noted in the access application. 
Employees of the main contractor [company name]:
1. [forename and surname, personal identification code]
2. etc.
Employees of the subcontractor [company name]:
1.	[forename and surname, personal identification code]
2.	etc.
Vehicles:
1.	Registration number	Make / model
2.	etc.
The contractor is aware that, depending on the result of the background check, the Defence Forces has the right to restrict the access of persons to the restricted military area of the Defence Forces and that successfully passing the background check does not guarantee automatic access to the restricted military area of the Defence Forces.

[Signature]

[forename and surname]
[Position]

Annexes: consents on … pages.
CONSENT TO A BACKGROUND CHECK OF 
A NATURAL PERSON WHO REQUESTS AN ENTRY PERMIT TO THE MILITARY AREA OF THE ESTONIAN DEFENCE FORCES 
IN CONNECTION TO PROVISION OF SERVICE TO THE ESTONIAN DEFENCE FORCES
	
	(first and last name)
Personal identification code:

Contractor/service provider of the Estonian Defence Forces: 		
	(business name and registry code)

I authorise the Estonian Defence Forces to process my personal data for the purpose of deciding whether to provide me with access to the security area of the Estonian Defence Forces in the manner provided for in § 41⁵ of the Defence Forces Organisation Act (hereinafter the ‘Defence Forces Organisation Act’) for the duration of the contract for the provision of services to the Estonian Defence Forces, but no longer than five years from the granting of consent. 

I am aware that by giving consent:

1.	I have the right to refuse consent (clause 416 (2) 1) of the Defence Forces Organisation Act);
2.	I have the right to refuse to provide information which could give rise to offence proceedings against me or my close relative or partner (clause 416 (2) 2) of the Defence Forces Organisation Act);
3.	I have the right to request the termination of the collection or retrieval of data relating to me (clause 416 (2) 3) of the Defence Forces Organisation Act);
4.	I have the right to submit explanations on the data collected about me (clause 416 (2) 4) of the Defence Forces Organisation Act);
5.	If I refuse to give my consent and request the data collection and information requests on me to be stopped, it forms grounds for refusing my access to the military area of the Estonian Defence Forces (§ 41³ of the Defence Forces Organisation Act);
6.	I have the right to apply to the court, the Chancellor of Justice or the Data Protection Inspectorate to defend my rights and to challenge a decision taken on the basis of data collected pursuant to § 41⁶ of the Defence Forces Organisation Act, in order to verify whether the principle of safeguarding my fundamental rights and freedoms and the principle of good administration have been respected (clause 41⁶ (2) 5) of the Defence Forces Organisation Act); 
7.	The Estonian Defence Forces may restrict my rights with regard to the personal data they process (§ 4110(3) and (4) of the Defence Forces Organisation Act).
			
(day, month, year)		[digitally signed]