KINNITATUD
Kaitseväe peastaabi ülema 03.12.2024 
käskkirjaga nr 1940

Digiteerimise tehnilised põhimõtted

Tehnilised põhimõtted määratlevad nõuded paberdokumentide digiteerimise parameetritele, digiteeritud failide nimetamisele, töötlemisele, säilitamisele, varundamisele ja hävitamisele. 

Digiteeritakse vähemalt pikaajalise ja alatise säilitustähtajaga ning arhiiviväärtuslikud paberdokumendid (edaspidi dokumendid). Digiteerimise põhieesmärgiks on vähendada paberdokumentatsiooni mahtu, hävitades digiteeritud paberdokumendid peale nende digiteerimist.

1.	Paberdokumentide digiteerimise parameetrid
1.1.	Dokumentide skaneerimiseks kasutatakse seadet, mis võimaldab skaneerida värvilisi 24bit pilte resolutsiooniga kuni 600 dpi, A4 ning A3 formaadis. Seadme tehnoloogiline lahendus võimaldab automaatset kujutise korrigeerimise funktsiooni, automaatset dokumendi suuna tuvastuse funktsiooni ja automaatset tühja lehe tuvastamise ja kustutamise funktsiooni.
1.2.	Kasutusel on tarkvara, mis võimaldab nõuetekohaste tüüpi failide ja failinimede loomist koos tehniliste metaandmetega. Parim võimalik vorming on PDF/A-2u, kuid juhul kui tarkvara seda versiooni ei toeta on lubatud ka teised PDF/A versioonid nagu PDF/A-2b, PDF/A-1u, PDF/A-1b, PDF/A-2a (järjestus paremuse järgi).
1.3.	Dokumentide digiteerimisel luuakse originaaliga samas suuruses (1:1) digitaalsed failid. Paberkandjal dokumendid digiteeritakse vähemalt resolutsiooniga 300 dpi värviliselt kompresseerimata vormingusse. Kui dokument sisaldab detailset infot (näiteks väikest teksti), võib resolutsiooni suurendada.
1.4.	Dokumendi leheküljed, mis sisaldavad teksti või muud infot digiteeritakse terviklikult. Teksti või muud infot mitte sisaldavaid tühje lehekülgi ei digiteerita. Leheküljed, millel on ainult leheküljenumber, digiteeritakse.
1.5.	Dokumendi tekst peab olema otsitav.
1.6.	A3 ja A4 formaadis olevad dokumendid digiteeritakse ühepoolselt (k.a käsikirjas olevad dokumendid). Kui paberdokument on kahepoolne, digiteeritakse kumbki lehekülg ühepoolselt. 

2.	Digiteeritud failide nimetamine
2.1.	Digiteeritud fail lisatakse dokumendihaldussüsteemi dokumendi ekraanivormi juurde. Nende paberkandjal dokumentide jaoks, mille faile ei ole võimalik dokumendihaldussüsteemi lisada (nt paberdokument on registreeritud paberraamatus), moodustatakse võrgukettal kataloogipuu.
2.2.	Kataloogipuu moodustatakse asutuse nimetusest dokumentide loetelu järgi, funktsiooni tähisest, piirdaatumi(-te)st ja sarja/allsarja tähisest.

Kataloogipuu näide:
KVPS
1
2024
RS-1-1

Jrk nr	Andmevälja nimetus	Näide/formaat	
1.	Asutuse nimetus 	KJPS, KVPS, TVJ, KVJ, ÕV, MeV jne	
2. 	Funktsiooni tähis	Võib sisaldada tähti, numbreid ja sümboleid (nt punkt(-id), sidekriips(-ud), kaldkriips(-ud) jne)	
3	Piirdaatum	Võib sisaldada konkreetset aastat (nt 2002 jne) või ajavahemikku (nt 2002–2003 jne)	
4. 	Sarja/allsarja tähis 	Võib sisaldada tähti, numbreid ja sümboleid (nt punkt(-id), sidekriips(-ud), kaldkriips(-ud), sulud jne)	

2.3.	Faili nimi moodustatakse juurdepääsupiirangust, registreerimise kuupäevast, dokumendi autorist, registreerimise numbrist ja pealkirjast. Juurdepääsupiirangut võib vajadusel lühendada.

Jrk nr	Andmevälja nimetus	Näide/formaat	
1.	Juurdepääsupiirang	Võib sisaldada tähti ja sümboleid (nt sulud ja alakriipsud).	
2.	Registreerimise kuupäev	Kuupäev sisestada kujul AAAAKKPP, millest esimesed neli tähendavad aastat, teised kaks kuud ja viimased kaks kuupäeva. Sisestatavaks kuupäevaks tuleb lugeda asutuses dokumendi registreerimise kuupäeva.	
3.	Autor	Autoriks võib olla Kaitseväe struktuuriüksus (Kaitseväe peastaap, toetuse väejuhatus, õhuvägi, merevägi jne).	
4.	Registreerimise number	Võib sisaldada tähti, numbreid ja sümboleid (nt punkt(-id), sidekriips(-ud), alakriips(-ud) jne) – kokku võib maksimaalselt olla 50 märki.	
5.	Pealkiri	Võib sisaldada tähti, numbreid ja sümboleid (nt punkt(-id), sidekriips(-ud), alakriips(-ud) jne) – kokku võib maksimaalselt olla 100 märki.	

2.4.	Faili nime elemendid eraldatakse üksteisest alakriipsuga.

Faili nime näidised (elementide asukoht võib muutuda regulatsioonide muutmisest tulenevalt): 
1)	AK_20191028_KVPS_ RS-1-5_1-AK_Nadala_ylevaade
2)	KONF_20191028_KVJ_kk_28-K_Failide_nimetamise_kord
3)	KONF_20191028_KVPS_RS-1-5_54-K_Nadala_ylevaade
4)	SALAJANE_NS_20191028_KVPS_RS-3.1-1.3_NATO-S-19-1345_Nadala_ylevaade

Erimärkide asendustabel:

Erimärk	Asendus failinimes	
ä	a	
ö	o	
ü	y	
õ	o	
š	s	
ž	z	
@ & # ( ) / : ? < > ; , % „ “	-	
Tühik	_	

3.	Failide töötlemine 
3.1.	Digiteerimisel ja failide töötlemisel kasutatavad seadmed peavad olema kalibreeritud, tagamaks digiteeritud failide korrektset loomist ja esitust. 
3.2.	Seadmed on seadistatud selliselt, et peale digiteerimist ei ole tarvis digiteeritud faile töödelda. 
3.3.	Digiteeritud failide täiendav töötlemine kujutise kvaliteedi parandamiseks ei ole lubatud. Faile on lubatud töödelda vaid viisil, mis ei moonuta digiteeritud dokumenti. Digiteeritud failide vaatamisel saab neid suurendada, pöörata, lõigata ära servi, mis ei sisalda digiteeritud kujutist, liikuda leheküljelt leheküljele, e-postiga edastada või väljastada printerile. 
3.4.	Skaneerija (ei pea olema skaneerija nimi, võib olla ka skaneerija üksus, nt KVPS/ÜO/RHT), skaneerimise aeg, kasutatav riist- ja tarkvara peavad salvestuma automaatselt digiteeritud dokumendi metaandmetes. 
3.5.	Digiteerija peab pärast dokumendi digiteerimist veenduma digiteeritud dokumendi terviklikkuses, mis tähendab, et dokumendi kõik lehed on digiteeritud ja kogu tekst loetav ning arusaadav ja faili avatavuses.
3.6.	Digiteerijatele tagab seadmete ja töödega seotud küsimustes kasutajatoe ja koolituse küberväejuhatus. 

4.	Failide säilitamine ja varundamine
Digiteeritud failid säilitatakse kettamassiivides või dokumendihaldussüsteemis ning neist teeb varukoopiaid küberväejuhatus.

5.	Digiteeritud paberdokumentide hävitamine
Digiteeritud paberdokument hävitatakse peale digiteerimist hävitamisakti alusel, arvestades arhiivieeskirjas sätestatud nõudeid.