Subject: Vastused Euroopa Nõukogu küsimustik dokumentide haldamise ja säilitamise kohta SA Narva Muuseum
From: Marika Mäekivi <[email-masked]>
To: "min - KUM" <[email-masked]>
Date: Mon, 5 Jan 2026 13:09:32 +0200

Tähelepanu! Tegemist on välisvõrgust saabunud kirjaga.
Tundmatu saatja korral palume linke ja faile mitte avada.

Teie registreerimise kuupäev: 29.12.2025

Teie registreerimise number: 9-1/1260-2.

Tere

Edastan SA Narva Muuseumi vastused küsimustele:

Küsimused

1.	Kuidas on avaliku võimu asutustes reguleeritud dokumentide
haldamine, säilitamine ja arhiveerimine? Palun esitage asjaomaste
õigusaktide ametlik tõlge ühes Euroopa Nõukogu ametlikus keeles (inglise
või prantsuse keeles).

Vastus: SA Narva Muuseumis on dokumentide haldamine, säilitamine ja
arhiveerimine reguleeritud „SA Narva Muuseumi teabehalduse korraga“, mis
sätestab asutuse asjaajamise ja teabehalduse põhinõuded, dokumentide
elutsükli, arhivaalide hoidmise ja korrastamise ning avalikku arhiivi
üleandmise korra. Teabenõuete vastuvõtmist ja täitmist reguleerib
täiendavalt „Teabenõuete lahendamise kord“, milles on sätestatud
teabenõuete esitamise viisid, registreerimine, tähtaegadest kinnipidamine
ning täitmisest keeldumise alused.

2.	Kas kõik avaliku võimu asutuse valduses olevad dokumendid
registreeritakse? Kui jah, siis millised andmed dokumentide kohta
registrisse kantakse? Kes vastutab dokumentide registreerimise eest?
Millisel ajahetkel registreerimine toimub?

Vastus: SA Narva Muuseumi asjaajamises registreerimisele kuuluvad
dokumendid hõlmatakse ja registreeritakse dokumendihaldussüsteemis
Webdesktop, välja arvatud juhtudel, kui seadus või asutusesisene kord
võimaldab jätta registreerimata viivitamata täidetavad pöördumised,
näiteks suulised või kohe täidetavad teabenõuded. Registreerimisel
kantakse süsteemi vähemalt dokumendi kuupäev, saatja või saaja, dokumendi
viit ja registreerimisnumber, sarja tähis ning seosviide, mis võimaldab
siduda sama asja kohta peetavat kirjavahetust. Üldkontaktidele saabunud
dokumentide registreerimise eest vastutab kantselei juht. Töötaja
isiklikule tööalasele e-posti aadressile saabunud registreerimisele
kuuluvate dokumentide süsteemi hõlmamise eest vastutab vastav töötaja, kes
edastab need kantselei juhile hiljemalt järgmiseks tööpäevaks. Kirjalikult
esitatud teabenõuded registreeritakse saabumise päeval või sellele
järgneval tööpäeval ning suunatakse dokumendihaldussüsteemis sisuliselt
teavet valdavale töötajale täitmiseks.

3.	Kas dokumentide registreerimise nõuetest tehakse erandeid nende
sisu alusel?

Vastus: SA Narva Muuseumis ei tehta dokumentide registreerimisel erandeid
dokumendi sisu alusel sellisel viisil, mis võimaldaks jätta
registreerimata ametlikke dokumente nende temaatika tõttu.
Registreerimisest jäetakse välja üksnes pöördumised ja teabevahetus, mis
ei oma ametliku dokumendi tunnuseid ega loo õigusi või kohustusi, näiteks
viivitamata täidetavad teabenõuded ning asutusesisene operatiivne
töökorralduslik suhtlus. Selliseid pöördumisi ei käsitleta sisuliselt
ametlike dokumentidena ning seetõttu ei kuulu need
dokumendihaldussüsteemis registreerimisele.

4.	Kas on kehtestatud juhised või poliitikad seoses otse avalikule
teenistujale saadetud või temalt saadetud kirjavahetuse registreerimisega?

Vastus: Otse konkreetsele töötajale või tema isiklikule tööalasele e-posti
aadressile saadetud ametlik kirjavahetus registreeritakse juhul, kui
tegemist on SA Narva Muuseumi asjaajamises olulise dokumendiga, mis ei ole
pelgalt operatiivne korraldus ega viivitamata täidetav teabenõue. Töötaja
vastutab selliste dokumentide dokumendihaldussüsteemi Webdesktop hõlmamise
ja vajaduse korral registreerimise eest ning edastab registreerimisele
kuuluvad dokumendid kantselei juhile hiljemalt järgmiseks tööpäevaks.

5.	Kas ametlike dokumentide registrid on avalikud?

Vastus: SA Narva Muuseumis kasutatakse dokumendihaldussüsteemi Webdesktop
asutusesisese dokumendiregistrina, millele on juurdepääs üksnes vastavate
kasutajaõigustega töötajatel. Dokumendiregistrit tervikuna ei
avalikustata, kuna sihtasutus on avaliku teabe seaduse tähenduses
teabevaldaja üksnes avalike ülesannete täitmise ja avalike vahendite
kasutamisega seotud teabe osas. Avaliku teabe kättesaadavus on tagatud
avaliku teabe seaduse alusel esitatud teabenõuetele vastamise kaudu ning
vajaduse korral suunatakse teabenõudja asutuse veebilehel juba
avalikustatud teabe juurde. Juurdepääs dokumentidele on piiratud
sarjapõhiselt ning juurdepääsupiiranguga dokumentide puhul rakendatakse
seadusest tulenevaid aluseid.

6.	Kas elektroonilisi sõnumeid (e-kirjad, SMS-id jne) käsitletakse
samamoodi nagu paberdokumente?

Vastus: Elektroonilisi sõnumeid, sealhulgas e-kirju, käsitletakse SA Narva
Muuseumis samaväärselt paberdokumentidega juhul, kui need vastavad
ametliku dokumendi tunnustele või loovad õigusi ja kohustusi.
Registreerimisele kuuluvad e-kirjad lisatakse dokumendihaldussüsteemi
Webdesktop koos nõuetekohaste metaandmetega.

7.	Kas avaliku võimu asutused kasutavad dokumentide registreerimiseks
ühist süsteemi või kasutab iga asutus oma süsteemi?

Vastus: SA Narva Muuseum kasutab dokumentide registreerimiseks ja
haldamiseks ühtset dokumendihaldussüsteemi Webdesktop, mida kasutavad kõik
asjaajamisega seotud töötajad vastavalt neile määratud kasutajaõigustele.
Süsteemi struktuuri, dokumentide liike ja malle, juurdepääsuõigusi ning
töövooge haldab tsentraalselt kantselei juht dokumendihaldussüsteemi
administraatorina.

8.	Milliseid kriteeriume kohaldavad avaliku võimu asutused ametlike
dokumentide säilitamisel? Näiteks millises vormingus ja kus dokumente
säilitatakse?

Vastus: Dokumentide säilitamisel lähtutakse nende autentsuse ja
terviklikkuse tagamisest kogu kehtestatud säilitustähtaja jooksul.
Digitaaldokumendid säilitatakse dokumendihaldussüsteemis Webdesktop ning
paberdokumendid kogutakse asjaajamisaasta jooksul sarjapõhistesse
toimikutesse vastavalt kehtivale liigitusskeemile. Paberdokumendid
digiteeritakse ja lisatakse digitaalselt dokumendihaldussüsteemi.

9.	Milliseid kriteeriume kohaldavad avaliku võimu asutused
dokumentide säilitustähtaegade määramisel ja millised säilitustähtajad on
kasutusel?

Vastus: Dokumentide säilitustähtajad määratakse säilituskavade alusel,
lähtudes dokumentide sisust, õiguslikust tähendusest ja asutuse ülesannete
täitmise vajadusest. Üksteisega seotud dokumentide säilitustähtaega
arvestatakse viimase dokumendi loomise või saamise või asja lõpetamise
kuupäevast.

10.	Milliseid kriteeriume kohaldavad avaliku võimu asutused
dokumentide arhiivi üleandmisel?

Vastus: Alalise säilitustähtajaga dokumente, mis on alatised, antakse üle
avalikku arhiivi pärast nende kasutusvajaduse lõppemist. Enne üleandmist
kontrollitakse dokumentide täielikkust, sisulist korrektsust ja
metaandmete vastavust arhiivinõuetele. Ajutise säilitustähtajaga dokumente
arhiivi ei anta.

11.	Milliseid kriteeriume kohaldavad avaliku võimu asutused
dokumentide hävitamisel?

Vastus: Dokumentide hävitamine toimub pärast säilitustähtaja möödumist
ning üksnes juhul, kui dokumentidel puudub arhiiviväärtus. Hävitamine
dokumenteeritakse hävitamisaktiga.

12.	Palun kirjeldage dokumendihalduse ja dokumentide säilitamisega
seotud kohtupraktikat ja/või praktikat (kohtud, õiguskantsler,
teabevolinikud jne).

Vastus: SA Narva Muuseumil ei ole kujunenud eraldiseisvat kohtupraktikat
dokumendihalduse ja dokumentide säilitamise küsimustes. Praktikas
lähtutakse avaliku teabe seadusest ning riiklikest dokumendi ja
arhiivihalduse juhistest. Vaidluste ennetamiseks tagatakse dokumentide
nõuetekohane registreerimine, liigitamine ja säilitamine ning
juurdepääsupiirangute rakendamisel järgitakse proportsionaalsuse
põhimõtet.

Lugupidamisega

Marika Mäekivi

kantselei juht

Tel (+372) 359 9241

Peetri plats 7, 20308 Narva

www.narvamuuseum.ee <http://www.narvamuuseum.ee/>

  _____

Käesolev e-kiri võib sisaldada asutusesiseseks kasutamiseks tunnistatud
teavet. Kui te ei ole selle kirja adressaat, palun võtke ühendust saatjaga
ning kustutage e-kiri arvutist.
This e-mail may contain information which is classified for internal use.
If you are not the intended recipient of this message, please notify the
sender immediately and delete the message.