Subject: FW: Sisendi kogumine Euroopa Nõukogu ametlikele dokumentidele juurdepääsu eksperdirühma küsimustikule dokumentide haldamise ja säilitamise kohta
From: "Justiits- ja Digiministeerium" <[email-masked]>
To: "Justiits- ja Digiministeerium" <[email-masked]>
Date: Fri, 5 Dec 2025 10:50:30 +0200

From: Marit Kubu <[email-masked] <mailto:[email-masked]>
>
Sent: Friday, December 5, 2025 9:42 AM
To: Helen Uustalu - JUSTDIGI <[email-masked]
<mailto:[email-masked]> >
Cc: Tallinna Linnakantselei <[email-masked]
<mailto:[email-masked]> >
Subject: Sisendi kogumine Euroopa Nõukogu ametlikele dokumentidele
juurdepääsu eksperdirühma küsimustikule dokumentide haldamise ja
säilitamise kohta

Tähelepanu! Tegemist on välisvõrgust saabunud kirjaga.
Tundmatu saatja korral palume linke ja faile mitte avada.

Tere!

Teie 28.11.2025 kiri reg.nr 7-2/9004

Saadan vastused küsimustikule dokumentide haldamise, säilitamise ja
arhiveerimise kohta Tallinna linna asutuste vaates.

1. How is management, preservation and archiving of documents by public
authorities regulated? Please provide an official translation of the
relevant regulations in one of the Council of Europe languages (English or
French).

Tallinna linna asutused lähtuvad asjaajamises haldusmenetluse seadusest,
avaliku teabe seadusest, märgukirjale ja selgitustaotlusele vastamise ning
kollektiivse pöördumise esitamise seadusest, Vabariigi Valitsuse
määrustest „Teenuste korraldamise ja teabehalduse alused“,
„Arhiivieeskiri“ ja „Hea õigusloome ja normtehnika eeskiri“ ning
<https://teele.tallinn.ee/documents/108794/view#preview> Tallinna linna
asutuste ühtsest asjaajamiskorrast.

2.Are all documents held by a public authority registered? If so, what
information about the documents is put on the register? Who is responsible
for the registration? At which point does registration take place?

Asutus on kohustatud tagama, et kõigi tema ülesannete täitmisel loodud ja
saadud teave, sealhulgas teave, mis vajab edasist menetlemist või vastuse
koostamist, registreeritakse dokumendi allkirjastamise, teabe saabumise
või väljasaatmise või suulise taotluse protokollimise päeval või sellele
järgneval tööpäeval teavet menetlevas infosüsteemis.

Dokumendihaldussüsteemi kantakse dokumendi kohta järgmised andmed:
dokumendi registreerimise number ja kuupäev, dokumendi saatja või saaja
andmed, dokumendi pealkiri, olemasolul juurdepääsupiirangu andmed (alus,
piirangu kehtivuse alguse ja lõpu kuupäev), dokumendi  allkirjastaja
andmed (ees-ja perekonnanimi ja ametinimetus), dokumendi täitja (ees-ja
perekonnanimi) ja täitmise kuupäev, dokumendifail.

Asutuse asjaajamise nõuetekohase korraldamise eest vastutab asutuse juht.
Igas asutuses peab olema asjaajamise eest vastutav teenistuja, kelle
korraldada on asutuse asjaajamine. Muuhulgas haldab asjaajamise eest
vastutav teenistuja asutuse üldist e-postkasti, vastutades sinna saabunud
e-kirjade nõuetekohase registreerimise eest.

Iga teenistuja vastutab oma teenistusülesannete piires teabe nõuetekohase
loomise, menetlemise, hoidmise ja avalikustamise eest, sealhulgas talle
saabunud või tema poolt välja saadetud registreerimiskohustusliku
dokumendi (sh asutuse ülesannete täitmisega seotud e-kirja ja selle
manuste) registreerimise eest.

3. Are there any exceptions applied to the requirements for registration
of documents based on their content?

Kui suulisele pöördumisele antakse viivitamata suuline vastus, ei pea
pöördumist registreerima. Suulisel pöördumisel tohib väljastada ainult
avalikku teavet. Kui suulisel pöördumisel küsitakse juurdepääsupiiranguga
teavet, siis peab pöördumise esitanud isik olema tuvastatud ja teabele
juurdepääs õiguslikult põhjendatud.

Asutuses ei registreerita valele või märkimata adressaadile saabunud
teavet, mis edastatakse õigele adressaadile, teavet märkega „Isiklik“ või
„Ainult adressaadile“, anonüümset teavet (v.a juhul, kui see sisaldab
olulist teavet, mida asutus peab kontrollima). Anonüümne ei ole teabenõue,
selgitustaotlus või märgukiri, kui sellele on lisatud e-posti aadress ja
küsitakse avalikku teavet. Kui sellise pöördumisega küsitakse
juurdepääsupiiranguga teavet, peab pöörduja isik olema tuvastatud ja
teabele juurdepääs olema õiguslikult põhjendatud. Samuti ei registreerita
reklaame, kutseid, õnnitlusi, kaastundeavaldusi ja rämpsposti.

4. Are there some instructions or policies in place as regards
registration of correspondence sent directly to/from a public official?

Jah, Tallinna linna asutused juhinduvad
<https://teele.tallinn.ee/documents/108794/view#preview> Tallinna linna
asutuste ühtsest asjaajamiskorrast

Igas asutuses on lisaks oma asjaajamiskord, mis reguleerib täpsemalt
asutuse asjaajamise korraldamist.

5. Are the registers of official documents public?
Jah, Tallinna asutuste dokumendiregister on avalik. Tallinna linnaasutused
avalikustavad dokumendihaldussüsteemis olevate kirjade, käskkirjade ja
lepingute avalikud andmed.

6. Are electronic messages (emails, SMS messages, etc) treated in the same
way as physical documents?
Jah, elektroonilisi dokumente (e-kirju) käsitletakse samadel alustel nagu
paberdokumente. Neile kohaldatakse samu registreerimise, säilitamise ja
arhiveerimise nõudeid.

7. Do public authorities use a common system for registering documents, or
does each public authority use its own system for registration?

Tallinna linna asutused kasutavad ühtset dokumendihaldussüsteemi
Postipoiss, mis on liidestatud X-teega.

8. What criteria do public authorities apply for storing official
documents? For example, in what format and where documents are stored?
Dokumente säilitatakse elektroonilises vormis (PDF, RTF jne) asutuse
infosüsteemis. Pärast säilitustähtaja möödumist teave hävitatakse,
arhivaalid antakse üle Tallinna Linnaarhiivi.

9. What criteria do public authorities apply for the retention of
documents and what retention periods are applied?
Teabe säilitustähtajad on määratud asutuse teabe liigitusskeemis.
Säilitustähtajad on määratud aastates või alatisena.

10. What criteria do public authorities apply for transferring documents
to archives?

Paberdokumendid säilitatakse asutuse arhiivis ja säilitustähtaja
möödumisel need hävitatakse, toiming dokumenteeritakse. Paberarhivaalid
antakse üle Tallinna Linnaarhiivi, toiming dokumenteeritakse.

Digitaalsed dokumendid säilitatakse infosüsteemis ja säilitustähtaja
möödumisel need hävitatakse, toiming dokumenteeritakse. Digitaalsed
arhivaalid antakse infosüsteemi kaudu üle Tallinna Linnaarhiivile, toiming
dokumenteeritakse.

11. What criteria do public authorities apply for eliminating/destroying
documents?
Tallinna Linnaarhiivi poolt hinnatud säilitustähtaja ületanud teave
hävitatakse akti alusel. Kui teave ei ole arhiivi poolt hinnatud, siis
kooskõlastatakse dokumentide hävitamise kavand arhiiviga enne hävitamist.

12. Please describe case-law and/or practice which exist as regards
document management and preservation (from courts, ombudsmen, information
commissioners, etc).
Tallinna Linnakantselei kureerib linna asutuste keskset asjaajamist.
Tallinna Linnaarhiiv koordineerib arhiivindust linna asutustes, linnale
kuuluvates ja linna osalusega äriühingutes ja sihtasutustes

Asutuse juht vastutab oma asutuse asjaajamise nõuetekohase korraldamise
eest, mh teabe nõuetekohase avalikustamise eest. Tallinna Linnakantselei
teeninduse ja asjaajamise osakond seirab linna asutuste teabe
avalikustamise. Lisaks seirab kohaliku omavalitsuste dokumendiregistreid
ka Andmekaitse Inspektsioon.

Lugupidamisega

Marit Kubu

asjaajamise juhtivspetsialist

teeninduse ja asjaajamise osakond

Vabaduse väljak 7, 15199 Tallinn

640 4140